Внедрение корпоративного портала для строительной компании на 1000 сотрудников
О клиенте
Задача клиента
До внедрения Битрикс24 в компании не было единого пространства для внутренних коммуникаций. Новости публиковались в телеграм-каналах, заявки и документы оформлялись вручную, доступ к справочной информации был затруднён, а бронирование переговорных занимало много времени.
Ситуация особенно усложнялась тем, что у многих сотрудников компании заказчика нет доступа к компьютерам и учетным записям, так как они не нуждаются в этих инструментах для выполнения своих рабочих задач. В связи с этим возникла необходимость создать систему, которая обеспечивала бы доступ ко всем новостям компании для каждого сотрудника.
Совместно с командой «Первого Бита» были сформулированы конкретные задачи проекта:
- Развернуть и настроить корпоративный портал на базе Битрикс24.
- Оформить портал в соответствии с брендбуком компании.
- Настроить матрицу доступа к разделам и функциям по ролям сотрудников.
- Интегрировать портал с Active Directory и 1С:ЗУП для передачи учётных данных и информации о сотрудниках.
- Сформировать календарь отпусков сотрудников на основе данных из 1С:ЗУП.
- Настроить ежедневные уведомления о днях рождения коллег.
Что сделали
Специалисты Первого Бита установили и провели первоначальную настройку портала. Были созданы ролевые модели доступа, подключен корпоративный почтовый ящик и настроена работа в закрытом контуре с документами. Корпоративный портал оформлен в соответствии с фирменным стилем компании.
Интеграция с 1С:ЗУП и Active Directory
Битрикс24 связали с 1С:ЗУП и Active Directory, чтобы автоматически получать данные о сотрудниках, их контактной информации, отпусках и днях рождения. Это позволило:
- Сформировать структуру компании на портале.
- Автоматически создавать профили пользователей.
- Отображать в карточке сотрудника текущий статус (например, в отпуске).
Новостная лента для всех сотрудников
На портале была развернута полноценная новостная лента, которая теперь стала главным каналом коммуникации внутри компании. Все публикации делятся на тематические блоки: «Официальные новости», «Цифровизация» и «Корпоративная жизнь». Для удобства навигации в ленте реализован переключатель по категориям.
Важно было сделать так, чтобы неавторизованные сотрудники без учётной тоже могли просматривать новости. Для этого команда настроила отдельную версию новостной ленты, доступную по ссылке внутри сети Клиента или через информационные киоски. Контент полностью дублируется с основной ленты, что позволяет всем сотрудникам оставаться в курсе жизни компании.
Автоматизация бронирования переговорных
На главной странице портала разместили виджет «Бронирование переговорных». В заявке сотрудник выбирает дату и время, после чего она уходит на согласование. Ответственный получает уведомление и может согласовать или отклонить заявку. После согласования событие автоматически добавляется в календарь переговорной и пользователей.
График отпусков
В Битриксе создан раздел «График отсутствий», доступный только руководителям. Он позволяет видеть отсутствия подчиненных в разрезе дня, недели, месяца или года.
Из 1С:ЗУП автоматически подтягиваются два типа отпусков: ежегодный и за свой счёт. При этом в карточке каждого сотрудника в портале статус «в отпуске» появляется автоматически и синхронизируется с календарем.
Ежедневные уведомления о днях рождения
Сотрудники получают поздравления коллег по электронной почте, а также видят напоминания на портале. Информация о днях рождения поступает автоматически из 1С:ЗУП.
Единое хранилище шаблонов документов
Чтобы упростить доступ к кадровым документам и убрать лишнюю бумажную работу, было принято решение использовать общий диск Битрикс24. На нём настроено отдельное пространство для хранения шаблонов — заявлений на отпуск, справок и других типовых форм.
Каждый сотрудник может зайти в нужный раздел, скачать шаблон, заполнить его вручную и передать по стандартной процедуре. Для разных категорий пользователей настроены права доступа — это позволяет гибко управлять содержимым и не создавать лишнюю нагрузку на кадровую службу.
Результаты
- Новости теперь видят все сотрудники, даже те, у кого нет учётной записи — через терминалы или ссылку внутри сети.
- Согласование переговорных комнат упростилось — заявку можно подать и согласовать прямо на портале, без лишней переписки.
- У руководителей появился удобный календарь отпусков, где видны отсутствия по команде и статусы сотрудников.
- Каждое утро сотрудники получают письма с днями рождения коллег, а напоминания также видны на портале.
- Документы и шаблоны хранятся в одном месте — сотрудники сами находят нужный файл и могут быстро его использовать.
