Внедрение корпоративного портала для нефтегазовой компании на 7500 сотрудников
О клиенте
Ситуация до проекта
До запуска корпоративного портала в компании не было единой цифровой среды, объединяющей ключевые бизнес-процессы. Сотрудникам приходилось переключаться между несколькими системами. Кадровые данные хранились в ИУСП УЧР, обучение — в Олимпокс, документооборот — в Директум, клиентские обращения — в Naumen. Интеграции между системами не было, из-за чего данные передавались вручную с неизбежными ошибками и задержками.
Помимо этого, кадровые изменения оформлялись на бумаге и дублировались в несколько систем. Учёт больничных и прогулов также вёлся вручную, а информация доходила до руководителей с опозданием, из-за чего процессы затягивались.
Сложности были и с внутренними коммуникациями. Телефонный справочник обновлялся раз в квартал, из-за чего найти актуальные контакты было сложно. Новости рассылались по почте, а обратную связь собирали вручную во время совещаний. Планы встреч, корпоративов и обучения дублировались или терялись между Outlook и Google Календарем.
Также существовали риски для безопасности — конфиденциальные документы отправлялись по email без шифрования, и несколько раз за год фиксировались случаи утечки данных.
Задача клиента
Поводом для обращения в Челябинский офис компании «Первый Бит» стала комбинация внутренних и внешних факторов. Численность персонала превысила 7000 человек, и привычные процессы перестали работать. Сотрудники всё чаще жаловались на путаницу в данных и нарастающий объём рутинных задач.
Одновременно совет директоров поставил задачу — сократить операционные издержки, повысить управляемость и отказаться от зарубежного ПО в рамках политики импортозамещения.
Перед командой Челябинского офиса Первого Бита стояла масштабная цель по созданию корпоративного портала, который станет точкой входа для всех сотрудников и объединит ключевые процессы в одном интерфейсе.
Ключевые задачи:
- Интегрировать разрозненные системы и исключить дублирование данных между ИУСП УЧР, Naumen, Директум и Олимпокс.
- Создать единый интерфейс для кадрового учета, документооборота и обучения.
- Разработать цифровой профиль сотрудника с актуальной информацией по проектам, отпускам и развитию.
- Внедрить инструменты обратной связи, опросов и форумов, автоматизировать учет отпусков.
- Реализовать переход на отечественное ПО, настроить контроль доступа через Active Directory и защиту документов благодаря шифрованию.
- Обновить дизайн портала согласно брендбуку.
Что сделали
Портал должен был стать единой платформой для работы с данными, чтобы сотрудники могли получить всю нужную информацию и выполнять рутинные задачи без лишних усилий. Это включало:
- Автоматизацию процессов. Системы кадрового учёта и документооборота должны были синхронизироваться между собой, чтобы кадровые изменения отражались сразу во всех нужных системах, а сотрудники не теряли время на дублирование данных.
- Интеграцию систем. Все процессы — от учёта сотрудников до планирования мероприятий — должны были быть собраны в одном месте. Раньше сотрудники работали в 10 разных системах, теперь они получают доступ ко всему через один портал.
- Повышение безопасности данных. Важно было гарантировать, что все данные защищены, а доступ к конфиденциальной информации строго ограничен.
Обновление дизайна
Интеграция с ИУСП УЧР и Олимпокс
Настроили REST API для обмена данными между Битрикс24, ИУСП УЧР и Олимпокс. Данные о сотрудниках теперь синхронизируются автоматически, и при изменении роли сотрудника обновляется доступ к курсам в Олимпокс. Также при наличии просроченных сертификатов система блокирует доступ сотруднику к опасным работам.
Внедрение опросов
Календарь отпусков и журнал мероприятий
На портал добавили календарь отпусков и отсутствий. Сотрудники подают заявки прямо в Битрикс24, система проверяет загруженность отдела и отправляет запрос на согласование руководителю. После утверждения отпуск автоматически попадает в календарь.
Журнал мероприятий также перенесли в портал. Раньше события часто дублировались или пропускались. Теперь тренинги, собрания и корпоративы планируются через Битрикс24, а участники получают уведомления автоматически.
Автоматизация документооборота
Документы теперь создаются в Битрикс24 и затем сохраняются в системе Директум с электронной подписью. Статус документа можно отслеживать в реальном времени. Такой подход полностью исключил ошибки, связанные с ручной обработкой и потерей документов. Для интеграции Директума использовали готовый коннектор с доработками для автоматической подписи документов.
Результаты
Внедрение корпоративного портала позволило объединить ключевые процессы, данные и коммуникации компании в единую цифровую экосистему. Автоматизация охватила 7 500 рабочих мест.
Корпоративный портал стал цифровым фундаментом компании. Сотрудники получили удобный инструмент для работы, коммуникации и развития,а компания — прозрачные процессы, снижение операционных рисков и полное соответствие требованиям охраны труда и безопасности.
- Информация между ИУСП УЧР, Naumen, Директум и Олимпокс теперь синхронизируется автоматически.
- Все ключевые процессы, от CRM и кадрового учёта до обучения и документооборота, перенесены в единый интерфейс. Сотрудники работают в одной системе, не переключаясь между десятками сервисов.
- Переход на платформу Битрикс24 обеспечил технологическую независимость. Конфиденциальная информация защищена и доступна только уполномоченным сотрудникам.
- Интерфейс портала оформлен в фирменном стиле: переработан дизайн, добавлены брендовые цвета, шрифты и логотипы.
- Планирование отпусков автоматизировано, и руководители видят загруженность команд в реальном времени.
- Публикация дней рождений, анонсов мероприятий и достижений сотрудников создали атмосферу вовлеченности. Календарь корпоративных событий стал платформой для укрепления командного духа.
