Внедрение Битрикс24 для НКО: кейс АНО «Национальные приоритеты»
Как Битрикс24 помог избавиться от длинных цепочек согласований и ускорить работу сотрудников
О клиенте
Автономная некоммерческая организация «Национальные приоритеты» играет важную роль в информировании граждан о возможностях и результатах национальных проектов, разработанных Правительством РФ. Компания обеспечивает коммуникационное и информационное сопровождение таких национальных проектов, как «Демография», «Производительность труда и поддержка занятости«, «Безопасные качественные дороги». Также «Национальные приоритеты» занимаются мониторингом и разработкой новых форматов участия граждан в этих инициативах.
Задача клиента
Сервисы компании были разрознены, из-за чего работа сотрудников была затруднена. Служебные записки утверждались через электронную почту, проходя через долгие этапы согласования. Документооборот требовал автоматизации, так как для подписания документа его необходимо было вручную загружать в систему СБИС.
В качестве главных целей были обозначены автоматизация и переход работы сотрудников на формат «Единое окно», где все процессы будут сосредоточены в одном месте.
Руководство «Национальных приоритетов» выбрало компанию «Первый Бит» в качестве партнера для внедрения системы, поскольку у нас уже был опыт успешной работы с государственными учреждениями.
Задачи, которые требовалось решить во время реализации проекта:
- Внедрить корпоративный сервис с дружественным интерфейсом.
- Систематизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы компании.
- Интегрировать новый корпоративный портал с Р7-Офис.
- Синхронизировать аккаунты переговорных комнат Битрикс24 с MS Exchange.
- Реализовать интеграцию Битрикс24 и СБИС.
Видео
Что сделали
Реализацию проекта мы начали с разработки нового корпоративного портала, предварительно проанализировав старый сайт и процессы компании. Портал на Битрикс24 настроен так, чтобы соответствовать корпоративным стандартам и брендбуку, а также предоставить комфортный доступ к внутренней информации и сервисам компании.
Синхронизация переговорок Битрикс24 с MS Exchange
Разработчики создали соответствующие сценарии и API для синхронизации календарей и ресурсов. Благодаря этому нововведению сотрудники получили возможность бронировать переговорные комнаты через Outlook и видеть их доступность в реальном времени.
Для автоматизации процесса создания и согласования служебных записок потребовалась разработка специального модуля.Новый модуль включает в себя формы для создания записок, систему уведомлений и согласования, а также базу данных для их хранения.
Также важным шагом стала настройка обмена данными между Битрикс24 и СБИС. Это потребовало разработки специфических сценариев работы и интеграции с системами электронной подписи. Благодаря этому сотрудники теперь могут отправлять подписанные документы прямо из портала Битрикс24.
Интеграция с Р7-Офис
Р7-Офис — это российский кроссплатформенный пакет приложений для совместной работы с офисными документами. Интеграция включала создание API-связей, настройку безопасности и обеспечение совместимости данных. Эта задача потребовала совместной работы программистов и инженеров. Дополнительная сложность заключалась в том, что форматы данных Р7-Офис, СБИС и MS Exchange отличаются между собой. Настройка безопасности и совместимости данных была критически важна при интеграции с внешними системами.
Помимо разработки и внедрения проект также предусматривал тестирование и обучение сотрудников. Это гарантировало, что новые функции успешно войдут в повседневную практику организации, и сотрудники смогут эффективно использовать новую систему.
Результаты
Переход на Битрикс24 привнес «Национальным приоритетам» значительные улучшения в эффективности и прозрачности бизнес-процессов. Все ключевые сервисы и процессы компании были объединены в централизованную систему на базе Битрикс24. Сократились временные и ресурсные затраты на рутинные задачи сотрудников, такие как согласование служебных записок и документооборот.
