Автоматизация работы с договорами в Битрикс24 для проектной компании АРХПД

С 2014 организация ООО «АРХПД» проектирует здания для строительных организаций в Калининграде и Калининградской области.

• полная автоматизация работы с договорами;
• оптимизация всех расчетов по оплате с самозанятым сотрудникам;
• создание универсального инструментария, способного фиксировать все этапы работы.

После завершения проекта, Клиент получил обновлённое рабочее пространство, позволяющее регистрировать все этапы взаимодействия с клиентами. Удобнее стало работать с договорами, проще вести взаимодействие с самозанятыми сотрудниками.

Прежде инженеры ООО «АРХПД» большую часть работы с документами производили в ручном режиме, и далее всю информацию вносили в Битрикс24. Поэтому для оптимизации рабочих процессов руководство обратилось в компанию «Первый Бит» в Калининграде. Основанная проблема — это отсутствие автоматизации бизнес-процессов, а конкретно, не было возможности формирования документов на выплату денежных средств самозанятым сотрудникам по платежным поручениям.

Вариант предложенный специалистами компании «Первого Бита» заключался в выполнении чётких настроек бизнес-процессов в Битрикс24.

Часть бизнес-процесса по автоматическому подсчету затрат на выполнение работ по проектам. (фото1)

Этапы выполнения проекта

• аудит перед началом проекта;
• настройка конфигурации согласно ТЗ;
• тестирование;
• обучение сотрудников работе с новым функционалом.

Для учёта всех договоров в CRM Битрикс24 создали две «воронки».
Воронка – это инструмент, отслеживающий прогресс договора на разных стадиях, фактически жизненный цикл. Она позволяет разграничить этапы выполнения договора, и наглядно следить за прогрессом договоров с помощью доски Канбан.
Доска Канбан — инструмент управления Agile-проектами, помогает управлять непрерывным потоком задач, путём их визуализации, за счёт чего происходит чёткий контроль взаимоотношений между заказчиком услуг и исполнителем.

Сводная информация по бюджетам проектов и их реализации (фото 2)

Далее, реализован учёт расходов в рамках договора — по всем задачам, реализуемым в рамках проекта по каждому договору, вычисляется сумма выплат сотрудникам за выполнение поставленных задач, раздельно по каждой конкретной задаче и суммарно по договору в целом.

Для задач, выполняемых отдельными самозанятыми сотрудниками, вручную вносится фиксированная стоимость выполнения конкретной задачи. Данное значение недоступно для просмотра сотрудникам, работающим по этой задаче.

Отчет по себестоимости выполнения работ по договорам сотрудниками компании (фото 3)

Реализован специальный функционал внесения индивидуальных расходов по конкретному договору, например: налоги, аренда, прочее и т.п. Разработаны уникальные шаблоны печатных форм документов, формируемых автоматически из карточки договора: сам договор, счет, акт. При помощи инструмента «бизнес-процессы» для бухгалтера формируется уведомление на выплату денежных средств самозанятым сотрудникам по платежным поручениям. Данный бизнес-процесс запускается вручную отдельно на каждую задачу. В уведомлении для бухгалтера указывается какую сумму и какому конкретно сотруднику выплатить, а также текст пояснение, назначения платежа, который формируется автоматически. Для этого просто необходимо внести данный текст изначально в договор с заказчиком, не забыв номер и дату договора с самозанятым.