Внедрение Битрикс24 в MC-Bauchemie: создание единого рабочего пространства для 500 сотрудников
О клиенте
MC-Bauchemie — международный производитель строительной химии с более чем 60-летней историей. Компания разрабатывает и выпускает инновационные материалы для строительства, ремонта и защиты различных объектов. Продукция MC-Bauchemie используется в бетонной индустрии, инфраструктурном и промышленном строительстве, а также в отделочных работах под брендом PLITONIT.
Компания работает более чем в 40 странах и объединяет свыше 2700 специалистов и технологов по бетону, инженеров-строителей, а также экспертов по строительным решениям. Значительная часть сотрудников занимается созданием и тестированием новых продуктов. MC-Bauchemie активно внедряет передовые технологии, предоставляет техническую поддержку и предлагает клиентам индивидуальные решения для их задач.
Задача клиента
Ранее в компании не было общедоступного пространства для работы и утвержденной системы хранения файлов. Из-за этого большинство информации хранилось хаотично. Часть файлов лежала на сетевом диске в папках без четкой структуры, часть — в корпоративном Google Диске. Это приводило к постоянным проблемам:
- Дублирование файлов — сотрудники не понимали, где актуальная версия.
- Сложный доступ к информации — не было единого пространства с регламентами, справочными материалами.
- Путаница с правами — из-за сложной системы разграничения доступов сотрудники часто не могли найти нужные документы.
Для устранения этих проблем MC-Bauchemie приняла решение внедрить Битрикс24 и обратилась к нашей команде. Мы предложили создать единое пространство не только для хранения документов и справочников, но и для работы с корпоративными приложениями и совместной работы.
Перед нами стояли следующие задачи:
- Развернуть корпоративный портал как единое информационное пространство для всех сотрудников.
- Организовать систему хранения документов с унифицированной технологией публикации и обновления.
- Настроить разграничение прав доступа к данным.
- Внедрить систему обработки обращений сотрудников через модуль технической поддержки.
- Оформить структуру компании на корпоративном портале с актуальными данными о сотрудниках.
- Обеспечить удобный и быстрый поиск информации для всех сотрудников компании.
Что сделали
Поскольку в MC-Bauchemie сложная организационная структура с различными службами, подразделениями и направлениями, мы предложили разделить портал по такому же принципу. Поэтому и для хранения файлом было решено использовать не модуль «Диск», а модуль «Группы». Модуль «Группы» позволяет не только хранить материалы на отдельном диске группы, но и обмениваться сообщениями, создать собственную базу знаний, ставить задачи, публиковать новости.
Мы сделали так, чтобы у людей из одной службы, департамента и отдела была возможность обмениваться закрытой информацией и материалами узким коллективом. При этом система хранения файлов предполагает, что к части материалов будет общий доступ для всех коллег.
Разработка базы знаний
Мы создали корпоративную Базу знаний, где разместили информацию об офисах компании в разных городах, схемы проезда, корпоративную библиотеку, инструкции и регламенты. Также были разработаны шаблоны страниц, чтобы стандартизировать публикации и упростить поиск информации.
Внедрение модуля технической поддержки
Автоматизация процессов адаптации сотрудников
До Битрикс24 HR-специалисты вручную отслеживали процесс адаптации новых сотрудников, планировали встречи, отправляли письма и проводили опросы. Мы создали отдельную воронку по адаптации персонала, настроили бизнес-процессы и роботов, которые автоматически отправляют уведомления и ставят задачи. При этом вся информация о сотруднике фиксируется в единой карточке новичка.
Интеграция с Active Directory
Настроили интеграцию с Active Directory, чтобы упростить управление учетными записями и повысить безопасность. Теперь все данные о сотрудниках автоматически обновляются, а доступ к корпоративному порталу возможен через их учетные записи в AD.
Внедрение Единого Окна
Чтобы сотрудники могли быстрее находить нужную информацию, мы предложили использовать модуль «Единое окно». Этот инструмент структурировал все данные и сервисы компании, упростил навигацию и сделал поиск информации интуитивно понятным. Сотрудники могут создавать персональные и общие папки, в которых хранятся ссылки на инструкции, регламенты, веб-ресурсы и другие материалы. Это упростило навигацию и сократило время на поиск нужной информации. Благодаря интеграции с Битрикс24 модуль стал частью единого рабочего пространства.
Результаты
- Для более 500 сотрудников компании настроено разграничение прав доступа к документам.
- Выполнена маршрутизация полезных для сотрудников сервисов за счет установленного модуля «Единое окно».
- Для решения задач в рамках отдельных служб и подразделений компании был настроен модуль «Группы». Доступ к группам настроен таким образом, чтобы коммуникации и обмен документами происходил между сотрудниками отдельных служб и подразделений.
- Для публикации информации о компании и корпоративной библиотеки задействовали функционал Базы знаний.
- В Календаре сотрудники могут посмотреть занятость переговорных комнат и забронировать подходящую.
- Информация о сотрудниках теперь автоматически обновляется благодаря интеграции с Active Directory.
- Автоматизирован процесс адаптации новых сотрудников.
