О клиенте
Российская государственная библиотека (ФГБУ РГБ) — национальная библиотека Российской Федерации и одна из крупнейших библиотек мира. Ее фонды включают более 48 миллионов уникальных документов на 367 языках, охватывающих книги, рукописи, карты, ноты и звукозаписи. История библиотеки насчитывает более 150 лет, и сегодня она является ведущим центром знаний и культуры. Библиотека активно внедряет цифровые технологии, участвует в выставках и реализует национальные проекты для продвижения культурного наследия.
Задача клиента
РГБ обратилась в Первый Бит для автоматизации работы над национальным проектом «Культура». Нужно было создать единую систему для сбора, обработки и хранения данных о модельных библиотеках, которые создаются в рамках проекта по всей стране. Модельные библиотеки — это современные библиотеки нового типа, которые предлагают комфортные условия для чтения, самообразования и творчества.
Основные задачи:
- Разработка единой системы управления данными среди филиалов.
- Оптимизация процессов сбора, обработки и экспорта данных.
- Автоматизация подсчета показателей и подготовки отчетности в разрезе библиотек, регионов и страны в целом.
Что сделали
Этап 1. Сбор требований и анализ информации
Команда собрала данные о текущих процессах, проанализировала их и сформировала техническое задание на настройку Битрикс24 и разработку приложения по формированию отчетов.
Важно было реализовать:
- Автоматический сбор числовых и текстовых данных между участниками проекта.
- Автоматический подсчет ключевых показателей.
- Экспорт данных в утвержденных форматах для печати и подписи (Excel, Word).
Этап 2. Настройка авторизации пользователей
Для обеспечения безопасности и упрощения работы права доступа были настроены индивидуально для каждого филиала. Это позволило исключить путаницу в данных. Процесс настройки потребовал постоянного согласования с представителями библиотек и их подразделений, чтобы учесть специфику работы каждого филиала.
Этап 3. Настройка Битрикс24
На данном этапе команда провела настройку Битрикс24 для оптимизации процессов работы библиотеки. После этого было разработано приложение для формирования отчетов на основе данных, полученных из Битрикс24.
Этап 4. Тестирование и внедрение
Проведено тестирование системы, внесены финальные доработки. После этого проект был передан в эксплуатацию заказчику.
Результаты
-
Создана единая информационная платформа для управления модельными библиотеками в рамках национального проекта «Культура».
-
Все данные теперь централизованно собираются и обрабатываются через сервис «Единое окно» на платформе Битрикс24.
-
Повышена прозрачность работы библиотек, стало проще отслеживать ход реализации проекта по всем объектам и регионам.
-
Отчеты формируются автоматически и доступны для скачивания в любой момент.
