Разработка корпоративного портала для научно-производственного объединения «Композит» на 500 пользователей
О клиенте
НПО «Композит» — крупное предприятие с более чем 1000 сотрудников, столкнулась с серьезными проблемами в области коммуникации и управления бизнес-процессами. Различные отделы использовали собственные программные решения и внутренние регламенты, что приводило к дублированию данных, потере информации и снижению эффективности работы.
Опыт удаленной работы во время пандемии COVID-19 только усугубил эти проблемы, выявив острую потребность в единой цифровой платформе, которая обеспечила бы эффективную коммуникацию, доступ к корпоративной информации и автоматизацию рутинных задач.
Проблемы использования разрозненных систем
Каждое подразделение компании имело собственные внутренние регламенты и программы для работы, что создавало дополнительные сложности в организации бизнес-процессов. Например, для согласования договоров использовалась система 1С:Документооборот, а для управления персоналом и учета кадров — 1С:ЗУП.
Клиентская база велась в 1С, которая также отвечала за производственные процессы, CRM и учет задач. Этот подход приводил к тому, что сотрудникам приходилось работать сразу в нескольких системах, теряя время на переключение между ними и дублирование данных.
Компании с многозадачным программным обеспечением теряют до 30% производительности из-за необходимости постоянного переключения между системами и ручного ввода данных. В НПО «Композит» перед внедрением проекта также наблюдались подобные проблемы: от 15 до 25% времени сотрудников уходило на согласование и обработку данных в разных системах. Необходимость оптимизации и упрощения работы стала одной из главных задач.
Выбор решения — Битрикс24 как «единое окно» для бизнеса
В качестве решения компания выбрала внедрение Битрикс24 — универсальной платформы для управления бизнесом, которая объединяет в себе CRM, инструменты для коммуникации и совместной работы, а также возможности для автоматизации бизнес-процессов.
Ключевыми факторами, повлиявшими на выбор Битрикс24, стали:
- Широкий функционал: платформа позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов компании, от продаж и маркетинга до управления проектами и HR.
- Гибкость и масштабируемость: Битрикс24 легко адаптируется к потребностям бизнеса любого размера и отрасли.
- Интеграция с 1С: наличие готовых решений для интеграции с продуктами 1С позволяет сохранить инвестиции в существующую IT-инфраструктуру.
- Простота использования: интуитивно понятный интерфейс и наличие мобильного приложения обеспечивают удобство работы для всех сотрудников.
Этап 1: Внедрение корпоративного портала и интеграция с 1С:ЗУП
Первым этапом проекта стало внедрение основного функционала корпоративного портала Битрикс24 и его интеграция с системой 1С:ЗУП.
Одной из сложностей на данном этапе было то, что не все сотрудники компании работали с информационными системами. Поэтому потребовалось разработать специальный модуль обмена данными, который позволил бы:
- Заводить на портал только тех сотрудников, которые непосредственно работают с программами.
- Настраивать доступ к информации в соответствии с управленческой структурой компании.
- Автоматически обновлять данные о сотрудниках при кадровых изменениях (увольнения, переводы и т.д.).
После успешной интеграции с 1С:ЗУП были запущены первые блоки корпоративного портала — «Задачи» и «Новостная лента». Сотрудники компании быстро оценили преимущества новой платформы и начали активно использовать ее в своей повседневной работе.
Этап 2: Автоматизация отдела продаж и внедрение CRM
Ранее процесс работы с клиентами велся в 1С:ERP, однако эта система не позволяла эффективно управлять воронкой продаж и контролировать работу менеджеров. Существовал риск потери заявок и несоблюдения регламентов работы с клиентами.
Для решения этих проблем специалисты провели аудит процессов работы с заявками и сделками, составили техническое задание и настроили CRM-систему в Битрикс24.
В результате внедрения CRM:
- Лиды автоматически распределяются между менеджерами.
- Менеджеры получают автоматические напоминания о задачах.
- Интеграция с телефонией позволяет автоматически фиксировать звонки и прослушивать записи разговоров.
- Воронка продаж настроена под требования компании, исключая возможность пропустить какой-либо этап сделки.
- Все данные о клиентах перенесены из 1С:ERP, что позволило избежать дублирования информации.
- Информация об оплате сделок автоматически передается из 1С:ERP в CRM.
Этап 3: Корпоративная база знаний и маркетинговая аналитика
Этап 4: Интеграция с 1С:Документооборот и автоматизация согласований
- Задачи, созданные в Битрикс24, автоматически отображаются в 1С:Документооборот и наоборот.
- Все комментарии, статусы и ответственные сотрудники синхронизируются между системами, что позволяет управлять процессами из любого интерфейса.
- Модуль обмена для интеграции был написан сотрудниками компании самостоятельно, чтобы учесть все особенности процессов.
Результаты проекта: повышение эффективности и прозрачности бизнеса
В результате внедрения Битрикс24 компания получила единую цифровую экосистему, которая объединяет все основные бизнес-процессы и обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками.
Ключевые результаты проекта:
- Повышение эффективности работы. Автоматизация рутинных задач и оптимизация бизнес-процессов позволили сократить время выполнения операций и снизить количество ошибок.
- Улучшение коммуникации. Единая платформа для общения и совместной работы способствует более эффективному взаимодействию между сотрудниками и отделами.
- Прозрачность бизнес-процессов. Возможность отслеживать все этапы работы с клиентами и контролировать выполнение задач повышает прозрачность бизнеса и позволяет принимать более обоснованные управленческие решения.
- Сокращение затрат. Оптимизация бизнес-процессов и исключение дублирования данных приводят к снижению затрат на IT-инфраструктуру и персонал.
