О компании:
Транспортно-логистическая компания ВЛ Лоджистик с 1999 года осуществляет грузоперевозки по всему миру всеми видами транспорта, а также являемся 3PL оператором.
Многолетний широкий опыт перевозок ТЛК «ВЛ Лоджистик», успешное внедрение инноваций и реализация индивидуальных кейсов позволили компании заработать репутацию профессионального и надежного партнера и войти в ТОП 7 компаний, контейнерных перевозчиков РФ.
Задачи проекта:
В Компани с 2021 была настроена работа в отечественной CRM-системе, но в связи с ограниченностью ее функционала и отсутствием возможностей проведения доработок, компания приняла решение о поиске альтернативной CRM.
В качестве главных критериев при выборе новой системы «ВЛ Лоджистик» обозначили:
-
возможность переноса уже существующих бизнес-процессов компании;
-
доработку CRM под индивидуальные потребности клиента;
-
возможность использования функционала корпоративного портала.
Компанией было принято решение остановить свой выбор на коробочном решении Битрикс24, которое обладает достаточным функционалом для полного закрытия потребностей компании
Основным задачами при развертывании и внедрении коробочной версии CRM Битрикс24 стали:
-
организация взаимодействия сотрудников подразделений для решения рабочих вопросов и управления сущностями:
- Контакты;
- Компании;
- Лиды;
- Сделки;
- Дела (Задания в CRM);
- Задачи.
-
организация добавления, изменения и сохранения актуальной информации по клиентам и партнерам, текущему состоянию каждой задачи, звонка, письма по имеющимся основным направлениям деятельности;
-
синхронизация и интеграция используемых каналов связи (телефония, e-mail) для доступа к этим каналам из интерфейса портала, регистрации событий (письма, звонки) с привязкой к конкретным процессам и клиентам;
-
интеграция форм обратной связи на сайте с порталом компании;
-
импортирование данных всех ранее заведенных клиентов из старой CRM-системы в CRM Битрикс24;
-
обеспечение бесшовного перехода с одной CRM-системы на другую в максимально сжатые сроки.
Реализация проекта:
Реализация проекта по переходу с текущей CRM-системы на Битрикс24 проходила в несколько этапов.
1 этап: Проектирование
На первом этапе нужно было описать и переложить бизнес-процесс клиента, реализованный в существующей CRM-системе на Битрикс24.
В ходе изучения процессов клиента на этапе пресейла было видно, что существующий процесс хорошо ложится на функционал Битрикс24 и доработки будут нужны только в части нескольких отдельных бизнес-процессов. Также одним из важных архитектурных решений было использование модуля "Процессы в карточке CRM" для удобства работы с запросами бизнес-процессов, которых было достаточно много в каждой воронке клиента, в Лидах и Сделках.
2 этап: Разработка
Разработка проходила согласно составленному ТЗ. Из интересных доработок можно отметить создание поля Соисполнители в Компаниях, которое по своим функциям практически повторяло поле Ответственный и требовалось для расширения прав доступа к компаниям. Такая возможность была в предыдущей CRM и мы ее реализовали на Битрикс24.
Также в связи с тем, что полей и разделов в карточках Сделок, Компаний оказалось достаточно много, была реализована доработка по сворачиванию разделов, что тоже добавило удобства в работе.
3 этап: Миграция данных
В рамках миграций в Битрикс24 должны были быть перенесены данные из полей компаний и контактов, хранящихся в текущей CRM клиента, согласно таблице соответствия полей.
При переносе должны были быть сохранены связи между компаниями и контактами, привязка компаний и контактов к ответственным пользователям и соисполнителям.
4 этап: Внедрение
После переезда в новую систему необходимо было, чтобы сотрудники сразу начали работать с системой. Для этого закладывался этап обучения. В связи с тем, что пользователей было достаточно много (около 300), а бюджет - ограничен, было принято решение подготовить видеокурсы по всем настроенным процессам. Клиент со своей стороны обеспечивал доступ сотрудников к этим урокам.
5 этап: Промышленная эксплуатация
Пользователям оказывалась поддержка на начальном этапе: первую линию закрывали ответственные РП со стороны клиента, а по технической части подключали нашу команду.
Результаты проекта
В результате проекта клиент практически бесшовно перешёл с существующей CRM-системы в Битрикс24 благодаря тому, что процессы были настроены максимально похоже на то, как они работали в прошлой системе. Т.е. открытые сделки пользователи завершали ещё в прежней системе, а новые уже заводили в Битрикс24.
Благодаря более широкому функционалу Битрикс24, который позволяет использовать больше дополнительных инструментов, повысилась эффективность работы с заявками клиентов, а также пользователи получили более удобный и современный интерфейс с массой дополнительных возможностей.
В цифрах:
-
настроены воронка Лидов и 8 воронок сделок;
-
настроены карточки Контактов, Компаний, Лидов, Сделок - всего более 250 полей;
-
выполнена миграция данных по ~20000 компаний и ~15000 контактов;
-
более десятка бизнес-процессов разной сложности.
Руководитель проектов «Первый Бит»:Клиент обратился с понятным на тот момент запросом – переход на отечественную CRM-систему с открытым кодом. Уже с первых встреч с Марией и Артёмом мы отметили, что партнёры очень хорошо знают свои процессы и это будет большим плюсом при выполнении работ. Кроме того, у Артёма была экспертиза и с технической части, что помогало легче донести реализацию функционала. Можно сказать, что мы практически сразу говорили на одном языке и работали как одна команда.
Мы совместно находили решения по вопросам, которые нужно реализовать альтернативным способом, относительно текущей системы и, в итоге, нам удалось реализовать и запустить систему согласно первоначальным требованиям. Мы считаем это отличным результатом».
Директор департамента информационных
технологий и систем ТЛК «ВЛ Лоджистик»:Технологии не стоят на месте и системы требуют непрерывных улучшений. У нас появилась задача перевести процессы компании из существующей CRM, которая на тот момент не позволяла реализовать все наши задумки, в Битрикс24. В том числе из-за возможности дальнейшего развития системы, как корпоративного портала Компании
Команда Первого Бита ответственно подошла к процессу. Был проведён цикл работ для реализации нашей задачи: проектирование - разработка - миграция данных - внедрение - сопровождение. На протяжении проекта шло активное взаимодействие между нашими командами, что позволило достичь необходимого результата и переехать на Битрикс24 с нашими процессами и данным.
Сотрудники получили систему, в которой удобно работать, т.к. процессы настроены аналогично нашей прошлой системе. Благодарим команду Первого Бита за ответственный подход к работе и доведения до результата».
