О клиенте
«Ералаш» известен каждому, кто вырос в СССР и на постсоветском пространстве. Эта знаменитая юмористическая передача является не только символом детства, но и настоящим брендом, ассоциирующимся с талантом, смехом и творчеством.
Под брендом «Ералаш» сегодня работают театральная студия и кастинг-агентство. Студия обучает детей актерскому мастерству, а кастинг-агентство, в свою очередь, сотрудничает с кинокомпаниями, помогая подбирать юных актеров для кино, сериалов и других творческих проектов.
Запрос клиента
В процессе работы компания обнаружила несколько проблем, которые мешали ее эффективной работе и развитию. Во-первых, информация о клиентах и проектах была разрозненной. У театральной студии и кастинг-агентства не было единой системы управления, из-за чего приходилось тратить много времени на дублирование информации. Во-вторых, не хватало инструментов для отслеживания взаимодействий с клиентами. Это не позволяло полноценно оценить эффективность отдела продаж, а также выстроить с клиентами долгосрочные отношения. В-третьих, сотрудники тратили много времени на рутинные задачи, такие как заполнение таблиц, отправку писем и ведение расписания.
Ключевые задачи
-
Автоматизировать бизнес-процессы, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и сэкономить время на рутинных задачах.
-
Создать платформу, которая объединит все каналы коммуникации и упростит работу с клиентами.
-
Внедрить инструменты для контроля и отчетности по клиентам для детального анализа работы и повышения уровня сервиса.
Что сделали
Работа над проектом началась с предпроектного обследования. Наша команда провела серию интервью с сотрудниками театральной студии и кастинг-агентства. На основе полученных ответов мы выявили ключевые задачи по автоматизации и предложили архитектуру будущей системы, которая должна была объединить все рабочие процессы.
В качестве основного инструмента для управления компанией был выбран Битрикс24, который интегрировали с AlfaCRM. Это решение позволило автоматизировать ключевые процессы и сделать работу с клиентами более эффективной.
AlfaCRM — это узкоспециализированная CRM-система для образовательных учреждений. CRM подойдет для онлайн-школ, центров детского развития, спортивных центров. Весь ее функционал заточен под организацию учебных бизнес-процессов.
Битрикс24 выступил в роли основного хранилища данных и системы управления клиентами и внутренними процессами. Сюда поступают все обращения, здесь хранятся данные о клиентах, история взаимодействия и оплат. AlfaCRM же в свою очередь отвечает за организацию учебного процесса: управление расписанием и контроль посещаемости театральной студии.
Для взаимодействия Битрикс24 и AlfaCRM мы разработали кастомный обмен данными через открытый API. Данные об учениках, преподавателях, посещаемости, абонементах и оплатах стали передаваться между системами автоматически. Это значительно упростило работу менеджеров, так как теперь не было необходимости вносить информацию вручную, и она всегда была в актуальном состоянии.
Результаты
Теперь сотрудники театральной студии и кастинг-агентства работают в одной системе, где все процессы автоматизированы. Им больше не нужно вручную обрабатывать данные или отслеживать, когда и с кем из клиентов нужно связаться, чтобы проконтролировать оплату.
-
Экономия времени. Автоматизация рутинных задач позволила сосредоточиться сотрудникам на более важных и творческих задачах.
-
Единое окно для обработки всех обращений. Все запросы клиентов поступают в Битрикс24, что повышает скорость обработки, а также снижает риск потерять потенциального клиента.
-
Детализированная отчетность. Система позволяет генерировать подробные отчеты, с помощью которых можно проанализировать эффективность работы.
-
Структурированная база данных. Битрикс24 стал единым центром управления театральной студии и кастинг-агентством. Вся информация о клиентах, оплатах и расписании собрана в одном месте.
