Настройка сервис-деск для крупной розничной сети Грядка

Компания “Грядка” специализируется на продаже сезонных овощей и фруктов. Компания обеспечивает клиентов свежими и натуральными продуктами, гарантируя высокое качество и надежность поставок.

С 2006 года “Грядка” предоставляет возможность заказа и доставки овощей и фруктов на дом, в офис или заведения общественного питания. Главная цель компании - сделать процесс приготовления пищи приятным и легким, предлагая разнообразие продуктов для любого повода.

• Система подачи заявок: у сотрудников торговых точек не было единого инструмента для подачи заявок;
• Отсутствие прозрачности в обработке заявок: компания не могла отслеживать статус заявок, что затрудняло контроль за их исполнением;
• Низкая скорость реагирования на заявки: из-за отсутствия централизованной системы и неэффективного процесса обработки заявок, время от подачи заявки до ее решения могло занимать несколько недель, что приводило к задержкам в работе и недовольству сотрудников торговых точек;
• Также, была явная проблема с поддержанием в надлежащем состоянии погрузчиков: поломки не фиксировались, отсутствовала система систематического обслуживания погрузчиков.

Компания “Грядка” обратилась в Воронежский офис “Первого Бита”, чтобы решить эти проблемы. Мы предложили комплексное решение на базе Битрикс24, которое позволило автоматизировать и оптимизировать 4 ключевых процесса:

• Создали отдельный раздел в Битрикс24 для отслеживания движения заявки и контроле на каждом этапе;

• Разработали чат-бот в Telegram для подачи заявок;

• Продавцы в ларьках могут отправлять заявки через чат-бота или Битрикс24;
• Разработали локальное приложение и интегрировали его в Битрикс24, которое позволяло отображать график дежурств слесарей по дням и автоматически распределять заявки на основании графика.

• При поступлении новой заявки, система автоматически уведомляла дежурного слесаря, который мог сразу приступить к ее выполнению;
• После выполнения заявки, слесарь мог зафиксировать результат в системе Битрикс24. Система автоматически уведомляла ответственного менеджера о завершении работ;
• В Битрикс24 были установлены отчеты, которые позволяли отслеживать все этапы обработки заявок, время их выполнения, статистику по типам заявок и т.д.

• Аналогичная система была разработана для отдела, с учетом его специфики;
• Работник заполняет необходимые данные через чат-бота или через Битрикс24: тип работ, объект, описание работ, прикрепляет дополнительный материал (фото, видео);
• Все заявки, также отображаются в отдельном разделе, где можно отслеживать и контролировать статус заявки.

По аналогии был автоматизирован процесс подачи заявок от работников склада на ремонт оборудования, замену инвентаря, а также на другие работы, связанные с эксплуатацией склада.

• В Битрикс24 были созданы отдельные разделы для подачи заявок на ремонт погрузчиков;
• Внедрена система планового осмотра погрузчиков:

  • Механик получает еженедельное напоминание в Битрикс24 о необходимости проведения осмотра погрузчика;
  • После осмотра, он мог зафиксировать результаты в системе Битрикс24, что позволило отслеживать состояние погрузчиков и планировать своевременный ремонт.

Позволяет собирать все необходимые и полезные ссылки в едином месте, обеспечивая быстрый и удобный доступ к ключевой информации. Забудьте о поиске документации, требований или других важных данных – "Единое окно" сделает ваш рабочий процесс более организованным и эффективным

Инновационное приложение для платформы Битрикс24, разработанное с учетом потребностей современных команд в эффективном управлении информацией. Это приложение предоставляет возможность собирать все необходимые и полезные ссылки в едином месте, создавая централизованный хаб для ключевой информации.

Одной из основных проблем, с которой сталкиваются команды, является разрозненность данных и документов по различным платформам и ресурсам. "Бит.Единое окно" решает эту проблему, предоставляя пользователям возможность создавать персонализированные папки или категории, в которых они могут собирать ссылки на важные документы, требования, ресурсы и другую информацию, необходимую для успешного выполнения задач.

Основные возможности "Единого окна" включают:

• Централизованное хранение ссылок: Создавайте категории и добавляйте ссылки на документацию, требования, веб-ресурсы и другие важные материалы, чтобы упростить доступ к ним.
• Персонализированные папки: Каждый участник команды может создавать свои собственные папки, а также совместные папки для коллективной работы над проектами.
• Быстрый доступ: Забудьте о том, чтобы тратить время на поиск нужной информации. "Единое окно" обеспечивает мгновенный доступ к необходимым материалам, сэкономив ваше время и повысив производительность.
• Интеграция с Битрикс24: Полная совместимость с платформой Битрикс24 обеспечивает удобство использования и интеграцию с другими инструментами вашей команды.
• "Бит.Единое окно" - это не просто приложение, это инструмент для оптимизации рабочего процесса, созданный для тех, кто ценит эффективность и организованность в управлении проектами и информацией.

Внедрение Битрикс24 позволило компании получить ряд преимуществ:

• Прозрачность процессов: все заявки фиксируются в единой системе Битрикс24, доступной всем участникам процесса, начиная от продавцов из ларьков и заканчивая руководителями отделов;
• Контроль за исполнением: на каждом этапе обработки заявки можно отследить ее статус и исполнителя в системе Битрикс24, что позволило повысить уровень ответственности сотрудников за выполнение своих обязанностей;
• Повышение скорости реагирования: среднее время обработки заявок сократилось на 30-40%, благодаря автоматизации и оптимизации процессов;
• Улучшение коммуникаций: сотрудники получили доступ к единому информационному пространству Битрикс24, что улучшило коммуникацию и взаимодействие между отделами;
• Экономия времени и ресурсов: автоматизация рутинных задач освободила время сотрудников для решения более важных задач.