Настройка CRM и автоматизация расчета зарплат для учебного центра «ТЕХНАДЗОР»
О клиенте
Учебный центр «ТЕХНАДЗОР» (УЦТН) — ведущая российская компания, занимающаяся профессиональным обучением, охраной труда и промышленным консалтингом. Компания оказывает услуги в сфере промышленной безопасности, технической экспертизы и образовательных программ.
Ключевое направление — учебный центр, который проводит очное и дистанционное обучение по более чем 300 программам в области охраны труда, промышленной безопасности, электробезопасности и других востребованных темах. Занятия проводят опытные преподаватели, а дистанционный формат реализуется через собственную платформу СДО ПРОФ.
Задача клиента
На момент старта проекта в компании уже был внедрен Битрикс24, но работа с CRM вызывала трудности. Все сотрудники работали в одной общей воронке, где одновременно находились и сделки менеджеров, и задачи методистов. Из-за этого было неудобно отслеживать статусы — непонятно, кто отвечает за заказ на каждом этапе, и какие задачи уже выполнены. Дополнительную сложность добавляло то, что один заказ мог включать сразу несколько услуг, а в CRM всё это отображалось как одна сделка.
Также в компании вручную рассчитывали зарплату менеджеров. Их бонусы зависят от того, сколько услуг передано в работу и сколько завершено, и без автоматизации этот процесс отнимал много времени.
Перед нашей командой стояли следующие задачи:
- Настроить воронку продаж для менеджеров и воронку услуг для методистов с разделением этапов и зон ответственности.
- Автоматизировать создание карточек по каждой услуге и передачу задач ответственным сотрудникам.
- Настроить интеграцию с тремя базами 1С: Бухгалтерия для передачи данных об оплатах.
- Внедрить раздел для автоматического расчета зарплат менеджеров с учетом статусов проданных услуг.
Что сделали
Чтобы избавить команду от хаоса в CRM, мы начали с самого важного — с переработки структуры воронок. Для этого мы разделили общую воронку на две самостоятельные — одну для отдела продаж, другую для методистов.
В новой воронке для менеджеров остались только те этапы, которые действительно относятся к продаже: «Выявили интерес», «Отправили договор», «Оплата поступила», «Передали в работу» и «Завершить сделку». После поступления оплаты менеджер переводит сделку на стадию «Передали в работу», и она автоматически переходит к методистам — в воронку «Услуги».
В воронке услуг создаются отдельные карточки по каждой услуге с указанием ответственного сотрудника. Методист получает уведомление и двигает услугу по этапам: «Передано в работу», «В работе», «Бухгалтерия», «Ожидает завершения», «Завершено».
Чтобы упростить взаимодействие между отделами, мы настроили автоматическую постановку задач. Например, при переходе на этап «Бухгалтерия» система автоматически ставит бухгалтеру задачу на выставление акта выполненных работ. Затем карточка попадает на этап «Ожидает завершения», и формируется задача на отправку документов клиенту.
Интеграция с 1С
Раньше менеджеры вручную проверяли статусы оплат. Они проверяли поступления в 1С, уточняли статусы у бухгалтеров и вручную меняли этапы сделок в CRM. Чтобы убрать этот этап, мы настроили двустороннюю интеграцию с тремя базами 1С.
Теперь когда в Битрикс24 создается счёт, он тут же отправляется в нужную базу 1С. После обработки в 1С счету присваивается статус — оплачен, не оплачен, частично оплачен или отменён — и это изменение моментально синхронизируется с CRM. Как только счет получает статус «оплачен», связанная с ним сделка в Битрикс24 сама переходит на нужный этап.
Расчет зарплаты менеджеров
Для расчета зарплат менеджеров мы разработали отдельный раздел «Зарплата». В нем можно посмотреть все начисления по менеджерам за любой период. Для каждого сотрудника отображаются проданные услуги, сумма сделки, процент выполнения плана, размер бонуса и итоговая сумма к выплате. Все расчеты происходят автоматически.
Результаты
- Вся работа структурирована и контролируется через CRM без дополнительных инструментов. Теперь проще отслеживать работу как менеджеров отдела продаж, так и методистов.
- Расчет зарплаты менеджеров полностью автоматизирован и не требует никаких дополнительных действий.
- Благодаря интеграции с 1С сделки быстрее двигаются по этапам, а менеджеры не тратят время на проверку оплат.
