Корпоративный портал для «HIDDENBURG» | Наши клиенты
О компании
К нам обратилось экскурсионное бюро «Хидденбург» (HIDDENBURG). Компания организует экскурсии по достопримечательностям города Санкт-Петербурга, от дворцов и музеев до старинных квартир и пригородом.
Штат насчитывает 70 человек, из которых 40 экскурсоводов и 20 сотрудников клиентского сопровождения.
Компания работает по двум направлениям: организация и проведение собственных экскурсионных маршрутов, и продвижение маршрутов партнеров.
Цели проекта
До внедрения портала компания вела рабочие процессы в Word и Excel, а задачи для сотрудников ставили в календаре. Из-за отсутствия единой информационной системы работы, сотрудники теряли информацию о запланированных и проведенных экскурсиях.
Руководство «Хидденбург» хотело создать для сотрудников единое информационное пространство для управления и автоматизации бизнес-процессов, например: коммуникация с клиентами, распределение экскурсий и оплата выполненной работы.
Компания обратилась в «Первый Бит» чтобы они, как эксперты, помогли подобрать подходящее решение поставленных задач. После консультаций и анализа процессов клиента, было решено разработать корпоративный портал на базе «Битрикс24».
Задачи проекта
- Создать единое информационное пространство для сотрудников компании «Хидденбург» на базе «Битрикс24».
- Автоматизировать распределение занятости сотрудников в экскурсионных событиях компании.
- Повысить уровень информационной открытости, скорости и качества коммуникаций для решения профессиональных вопросов.
- Интегрировать корпоративные сервисы в единую систему.
Внедрение корпоративного портала
Команда Первого Бита реализовала проект за 3 месяца.
Этапы работ:
- Построение концепции и архитектуры CRM.
- Адаптация CRM и настройка бизнес-процессов движения сделки.
- Разработка полнофункционального календаря и фиксации даты экскурсии.
- Проработка дизайна и наполнение контентом Базы знаний.
Единое окно для работы с заявками
Команда внедренцев провела настройку CRM:
- настроена автоматическая фиксация заявок с сайтов-агрегаторов;
- подключена маршрутизация телефонии и мессенджеров;
- разработан процесс автоматического прохождения сделки по стадиям и автоматических уведомлений для клиентов.
Планирование экскурсий в календаре
На корпоративный портал заведены сотрудники компании и реализован функционал календаря.
Возможности настроенного инструмента Календарь в «Битрикс24»:
- Календарь взаимосвязан со сделками. При выборе экскурсии в карточке сделки данные автоматически транслируются в событие календаря экскурсовода.
- Администратор компании составляет расписание экскурсий на месяц, чтобы все гиды видели какие экскурсии у них запланированы.
База знаний против текучки кадров
Из-за сезонности работы экскурсионных бюро в компании присутствует текучка кадров, поэтому было решено создать единую базу знаний. В базе хранится необходимая информация для обучения новых специалистов: инструкции по работе с «Битрикс24», а также цены, скрипты и другие материалы для проведения экскурсий и продаж.
Сотрудникам предоставили возможность обращения к базе знаний напрямую из каждого модуля системы. Если человек забудет как работать со сделками и контактами в «Битрикс24», он может не выходя из инструмента посмотреть инструкцию в базе знаний.
Для раздела и всего портала разработали дизайн, соответствующий корпоративному стилю Заказчика.
Результаты
-
Благодаря тому, что компания видит отчеты по каналам привлечения, руководство смогло перенаправить бюджет на расширение компании.
-
Сотрудники в «поле» получают необходимую информацию о записавшихся клиентах. Процесс организовали при помощи приложения на планшетах и телефонах.
-
Для администрации настроили обширный отчет о проведенных экскурсиях: сколько человек зарегистрировались и сколько вскоре отказалось, в какие дни больше людей приходит на экскурсии, загруженность и эффективность работы менеджеров.