Комплексная автоматизация бизнес-процессов для производителя противопожарных конструкций
О клиенте
Fire Protection Systems (Противопожарные системы) — компания, работающая на рынке противопожарных конструкций России более 7 лет и зарекомендовавшая себя как надежный партнер. Она реализовала более 5000 объектов и выпускает продукцию на собственной базе площадью более 3000 м² в месяц. Благодаря одной из крупнейших производственных баз по выпуску противопожарных конструкций и стекла компания обеспечивает высокое качество изделий и своевременные поставки.
Задача клиента
До начала работы у компании не было общего рабочего пространства, где сотрудники могли бы взаимодействовать и обмениваться информацией. Также многие процессы были не автоматизированы, что осложняло ежедневную работу. Из-за этого данные могли теряться, задачи дублировались, а сделки обрабатывались медленнее. В результате заметно увеличивался риск ошибок.
Чтобы решить эти проблемы и навести порядок в процессах, Fire Protection Systems обратились в Первый Бит. Перед нами стояли следующие задачи:
- Автоматизировать работу отдела продаж, отдела производства и их взаимодействие.
- Настроить отчетность для руководства на каждом этапе работы с клиентом.
- Сформировать единую корпоративную базу знаний с нормативной документацией, регламентами и правилами работы.
- Внедрить инструменты для автоматизации внутренних операций, таких как обработка клиентских претензий и наем персонала.
Что сделали
Компания нуждалась в наглядном и гибком инструменте для управления производственными заказами, и для этого наша команда разработала приложение «График планирования производства».
Приложение предназначено для решения ключевых задач, с которыми сталкивается компания в ходе планирования производства: управления составом, объемом и сроками выпуска продукции, определения приоритетов и формирования производственного графика, а также оценки исполнимости производственных планов.
Автоматизация отдела продаж
Автоматизация отдела продаж была реализована через внедрение CRM-системы. Это позволило организовать сквозной контроль всего процесса продаж.
Дополнительно был настроен обмен информацией между отделами. Так, например, на этапе принятия КП формируется заявка в коммерческий отдел, на этапе подписания договора автоматически загружаются сканы документов из юридического отдела. А когда счет оплачен, бухгалтерия заносит данные по поступлениям, а менеджеры распределяют оплаченные счета по своим сделкам.
Сама же воронка продаж включает следующие этапы:
- Лид – первичный контакт с потенциальным клиентом.
- Обработка лида – квалификация и оценка заявки.
- Коммерческое предложение (КП) – подготовка и отправка оффера.
- Переговоры/Согласование – обсуждение условий и работа с возражениями.
- Заключение сделки/Оплата – подписание договора и получение платежа.
- Завершение сделки/Повторные продажи – исполнение обязательств и развитие лояльности.
Конструктор отчетов
Компания нуждалась в инструменте, который позволял бы руководству видеть актуальную картину работы отдела продаж и производства в любой момент. И теперь руководители могут формировать отчёты по сделкам, товарам, лидам, счетам и задачам, выбирая нужный период и сразу получая актуальные данные.
- Отчет менеджера помогает проверять статус каждой сделки за выбранный период. Каждая запись подкрепляется документацией, что позволяет быстро выявлять задержки и контролировать эффективность работы сотрудников.
- Производственные отчеты дают полное понимание происходящего на производстве: можно отслеживать упаковку продукции и поступление материалов на склад. Благодаря этому легко контролировать закупки и учет материалов, что сокращает ошибки и ускоряет процесс планирования.
Настройка дополнительных воронок для автоматизации внутренних процессов
Помимо отдела продаж, мы настроили в CRM отдельные воронки для ключевых внутренних процессов компании.
- Воронка «Рекламации» предназначена для обработки сообщений от клиентов о браке или иных претензиях.
- Воронка «Госконтракт» используется для участия в государственных закупках. Автоматизирует мониторинг тендеров, проверку условий, подготовку и подачу заявок, отслеживание статусов.
- Воронка «Шеф монтаж» оптимизирует поставку и монтаж оборудования, контролируя все этапы — от заявки до подписания актов.
- Воронка «HR» содержит такие этапы, как создание вакансий, отбор резюме, оценка кандидатов, согласование, оформление оффера, и автоматизирует весь процесс найма.
Настройка дополнительных бизнес-процессов
Чтобы уменьшить количество рутинной работы и и ускорить процесс согласования,были настроены ключевые бизнес-процессы, охватывающие финансы, производство и документооборот.
- Для управления платежами был настроен бизнес-процесс формирования заявок на оплату и согласования счетов от поставщиков. Это позволило минимизировать ошибки, исключить дублирующие платежи и снизить финансовые риски.
- Автоматизирован контроль расчетов с контрагентами — система учитывает задолженности и поступления, а руководители получают актуальные данные.
- В производстве внедрили процессы «Предварительный запуск» и «Производство», которые помогают планировать цикл, сокращают простой оборудования, снижают риск брака и обеспечивают контроль сроков и качества.
- Для эффективного управления документооборотом был настроен процесс согласования УПД, который автоматизировал проверку и утверждение документов, ускорил обработку и значительно сократил количество ошибок.
Создание единой корпоративной базы знаний
Для упорядочивания внутренней информации и повышения эффективности работы сотрудников была создана единая корпоративная база знаний на платформе Битрикс24. Она стала централизованным и постоянно доступным источником ключевой информации для всех сотрудников.
Результаты
- Руководители получили постоянный доступ к актуальной информации по клиентам и производству, что позволяет им быстро принимать решения.
- Автоматизация отдела продаж повысила скорость обработки заявок и улучшила контроль на каждом этапе сделки.
- Планирование и контроль производства стали точнее. Это помогло снизить простои и уменьшить количество брака.
- Информация между отделами теперь передаётся оперативно, что значительно сократило ошибки и дублирование задач.
- Рутинные процессы взяты на автоматический контроль, благодаря чему снизилась нагрузка на сотрудников и ускорились согласования.
- Сотрудники получили удобный централизованный доступ к нормативным документам и регламентам, что повысило стандартизацию и снизило количество ошибок.
