Как «Домкор» автоматизировал обработку обращений и ускорил работу с замечаниями
О клиенте
«Домкор» — один из крупнейших застройщиков Татарстана, работающий с 2004 года. а это время компания зарекомендовала себя как надежный партнер и качественный девелопер, построив и сдав в эксплуатацию дома для более 29 тысяч семей в Набережных Челнах, Альметьевске, Нижнекамске и Елабуге.
Задача клиента
Перед началом сотрудничества с Первым Битом компания «Домкор» уже использовала CRM «Битрикс24», где были настроены основные процессы: организационная структура, карточки сделок и лидов, интеграция с телефонией и 1С. Однако сотрудники сталкивались с рядом сложностей, которые снижали эффективность работы.
Так, перемещение сделок между этапами происходило вручную, что приводило к задержкам и ошибкам. Поиск объектов недвижимости работал нестабильно — сложные названия с цифрами, пробелами и спецсимволами часто не находились, из-за чего приходилось вводить данные вручную, увеличивая вероятность ошибок и тратя лишнее время. Кроме того, просроченные сделки не выделялись визуально, и сотрудники могли пропускать важные сроки. Отчеты формировались вручную, что затрудняло быстрый анализ и контроль над процессом.
Перед командой Первого Бит» стояли следующие задачи:
- Автоматизировать перемещение сделок между этапами CRM.
- Доработать поиск по полю «Объект недвижимости» для корректной работы с любыми сложными названиями.
- Настроить визуальное выделение просроченных сделок для оперативного контроля.
- Организовать динамическое отображение полей в карточке сделки в зависимости от этапа.
- Ограничить права редактирования заявок между подразделениями для защиты информации.
- Создать журнал обращений с фильтрами и автоматическими отчетами для анализа и контроля.
Что сделали
Ранее переход сделок между этапами, особенно после этапа «Комиссия», происходил вручную, что приводило к ошибкам и задержкам. Мы добавили новый этап «Подтверждение результата комиссии», где комиссия заполняет обязательные поля (дату, акт осмотра и прочее), а система автоматически переводит сделку дальше.
Ответственный сотрудник на этом этапе выбирает одно из действий: закрыть сделку, вернуть на доработку генподрядчику или отправить обратно на комиссию. В зависимости от выбора сделка переходит в нужный статус без участия человека — это исключило задержки и снизило вероятность ошибок.
Улучшенный поиск объектов недвижимости
Ранее поиск по полю «Объект недвижимости» не справлялся со сложными адресами с цифрами, символами и пробелами (например, «4-5-15», «ул. Первая д.23 (I этап)»). Это приводило к длительному ручному поиску и ошибкам.
Мы доработали алгоритм поиска: теперь он корректно обрабатывает точки, дефисы, пробелы и разные раскладки клавиатуры. Сотрудники быстро находят нужный объект по неполному или частично неправильному вводу, что значительно ускорило работу и снизило количество ошибок.
Настройка отображения полей и прав доступа
Ранее все поля в карточке сделки были видны всегда, что усложняло работу и могло привести к случайным правкам. Теперь поля и разделы отображаются в зависимости от этапа: например, раздел «Документы» доступен только на начальных стадиях, а поля для работы генподрядчика — только на соответствующем этапе.
Визуальное выделение просроченных сделок
Чтобы сотрудники сразу видели просроченные заявки, мы реализовали автоматическое выделение карточек сделок красным цветом и добавили пометку «Просрочено», если срок устранения замечания прошел. Это решение позволило оперативно реагировать на критичные задачи и снизило количество пропущенных дедлайнов.
Разработка журнала обращений и автоматических отчетов
Мы настроили пять автоматических отчетов. Все отчеты доступны для печати и могут быть адаптированы под конкретные нужды клиента.
- Журнал обращений с фильтрами по дате, объекту и типу замечания.
- Отчет по замечаниям при заселении — позволяет быстро оценить статус устранения.
- Еженедельный итоговый отчет с общей статистикой и детализацией по генподрядчикам.
- Графики динамики количества не устраненных замечаний с течением времени.
Результаты
- Время обработки заявок сократилось на 40% за счет автоматизации рутинных процессов.
- Упростился поиск объектов, повысилась точность и скорость работы сотрудников.
- Просроченные задачи теперь видны сразу, что позволяет своевременно реагировать.
- Данные защищены от случайных изменений благодаря гибкой системе прав доступа.
- Руководство получило прозрачную и удобную аналитику для контроля работы подрядчиков и управления процессом устранения замечаний.
