Как Битрикс24 помог семейному парку «Автогородок Детский» упорядочить работу с клиентами
О клиенте
«Автогородок Детский» — развлекательный комплекс для детского досуга, образовательных мероприятий и проведения экскурсий. На территории воссоздана городская инфраструктура с улицами, перекрестками, дорожными знаками и светофорами. Передвижение организовано по правилам дорожного движения для детей.
Задача клиента
До начала проекта в «Автогородок Детский» не было централизованной системы учета клиентов и обработки заявок. Контактные данные и информация о взаимодействиях с клиентами хранились в Excel, Google Таблицах и даже в WhatsApp. Это приводило к дублированию данных, частым ошибкам и потере обращений. Менеджеры тратили много времени на поиск актуальной информации, из-за чего обработка запросов клиентов замедлялась.
Чтобы решить эти проблемы и навести порядок в работе с клиентами, компания обратилась в Первый Бит. Перед нашей командой стояли следующие задачи:
- Настроить автоматический сбор лидов из электронной почты и WhatsApp для оперативной обработки запросов клиентов.
- Настроить интеграцию с корпоративной почтой для рассылок, чтобы менеджеры могли отправлять клиентам письма прямо из CRM.
- Создать единое рабочее пространство в Битрикс24 для менеджеров.
- Перенести все существующие данные с сохранением структуры.
- Разработать и внедрить воронки сделок с автоматизацией этапов взаимодействия с клиентами.
Что сделали
Мы начали с того, что перенесли все контакты и информация о взаимодействиях с клиентами из Excel и Google Таблиц в CRM. Поскольку изначально таблица содержала разделение по районам, специалисты добавили отдельный фильтр по районам для детских садов и школ. Это позволило сотрудникам быстро находить нужную организацию, корректно распределять заявки на выезд и централизованно рассылать приглашения.
Сегментация клиентов
Клиентов разделили на юридических и физических лиц, чтобы корректно хранить данные и реквизиты. Настроено ведение учета новых клиентов и хранение истории взаимодействия с постоянными. Менеджеры могут видеть прошлые мероприятия и предлагать подходящие программы или индивидуальные решения. Автоматическая рассылка приглашений на повторное мероприятие в честь дня рождения помогает поддерживать контакт с клиентами.
Настройка воронок
После того как все данные были перенесены в Битрикс24 и настроены фильтры, наша команда приступила к настройке воронок. Для обработки новых заявок была создана воронка «Лиды». Каждый новый контакт автоматически фиксируется в системе, менеджер получает задачу на обработку, а при необходимости лид переводится на стадию догрева. В случае успеха лид переходит в воронку «Мероприятия».
Воронка «Мероприятия» помогает контролировать процесс подготовки и проведения праздников. При бронировании автоматически присваивается название сделки с именем клиента и типом мероприятия, на каждом этапе создаются задачи для сотрудников.
Сама воронка состоит из следующих этапов:
- Предоплата/Забронировали.
- Оплата проведена.
- Успешно — мероприятие проведено.
- Неуспешно — отмена мероприятия.
Воронка «Волонтерство»
Отдельно в системе была настроена воронка «Волонтерство», предназначенная для учета разовых волонтерских мероприятий. В этой воронке фиксировалось, когда сторонние организации передавали компании материалы или помощь, например, предоставляли оборудование для занятий или расходные материалы.
Автоматизация обработки заявок
Для ускорения работы с клиентами подключили электронную почту и WhatsApp, настроили автоматическую рассылку и автозаполнение карточки сделки. Теперь менеджеры видят, когда была заведена карточка клиента, получают уведомления о переводе лида на новую стадию сделки и о приближающемся дне рождения клиента.
Результаты
- Менеджеры работают в едином интерфейсе Битрикс24. Заявки обрабатываются быстрее и не теряются, любому сотруднику легко отследить переписку и статус взаимодействия.
- Менеджеры могут делать массовые рассылки прямо из CRM-системы, выбирая нужную группу контактов. Это помогает регулярно напоминать клиентам о себе и продвигать услуги.
- Заявки из электронной почты и WhatsApp автоматически фиксируются в CRM, что сократило время обработки и исключило дублирование.
- Настроенные сценарии повторных продаж позволяют не упускать потенциальную выручку. Система подсказывает, когда стоит вернуться к клиенту с новым предложением.
