Как Битрикс24 помог навести порядок в продажах и документообороте поставщика химической продукции
О клиенте
ООО «Архим» — компания с более чем 10-летним опытом работы на рынке поставок химической продукции. Предлагает широкий ассортимент товаров для различных отраслей промышленности и обслуживает клиентов в нескольких регионах.
Задача клиента
Компания сталкивалась с проблемами из-за фрагментации данных и отсутствия централизованного учета: важная информация терялась, заявки обрабатывались медленно, а поиск нужных данных занимал много времени. Для повышения эффективности и систематизации процессов стояли задачи:
- Создать единую систему управления продажами с автоматическим контролем этапов сделок.
- Автоматизировать документооборот и процессы согласования.
- Оптимизировать распределение задач между сотрудниками.
- Централизовать хранение информации о клиентах и сделках.
- Повысить прозрачность бизнес-процессов.
Что сделали
Компания «Архим» участвует не только в классических продажах, но и в тендерных закупках, поэтому в CRM Битрикс24 были настроены три отдельные воронки:
- Стандартная воронка продаж — от «новой заявки» до «успешной продажи» или отказа.
- Воронка для участия в тендерах — от подачи заявки до результатов «выигран/проигран».
- Воронка по отгрузкам — с десятиступенчатым циклом, включая этапы от заявки на отгрузку до возможных рекламаций.
Детализация карточек сделок, клиентов и товаров
Ранее менеджеры сталкивались с нехваткой и разбросанностью информации: не прикрепляли новые списки товарных позиций, путались в условиях доставки и типах контрагентов (поставщик, перевозчик, разовый или постоянный), не могли оперативно найти характеристики товара. Чтобы устранить эти проблемы, мы настроили детализированные карточки:
- Карточки сделок содержат более 50 полей, включая все ключевые параметры — от условий оплаты и доставки до конкретных товарных позиций.
- Карточки контрагентов включают телефоны, мессенджеры, реквизиты и тип контрагента.
- Карточки товаров дополнены характеристиками, такими как вес, тара, стандарты качества и класс опасности по ДОПОГ.
Автоматизация бизнес-процессов
Чтобы минимизировать рутину и повысить контроль за сделками, были внедрены автоматические сценарии:
- Уведомления о простое сделки на стадии «Новая» через 3 и 10 дней.
- Автоматический перевод в статус «Сделка забыта» через 20 дней без движения.
- Автоматическое назначение задач при смене этапа — например, задача «Подготовить КП» при переходе на стадию «Расчёт КП».
Разграничение прав доступа
Для повышения безопасности и прозрачности работы были выделены три основные роли:администратор, менеджер и снабжение (логисты). Система настроена так, что сотрудники видят только ту информацию, которая относится к их зоне ответственности: например, менеджеры работают только со своими сделками, а снабжение имеет доступ к полям, связанным с логистикой и отгрузками.
Результаты
- Разграничение зон ответственности — сотрудники видят только релевантные данные и задачи.
- Сокращение типовых операций благодаря автоматическому формированию задач и уведомлений.
- Повышение достоверности информации — обновления происходят в реальном времени, что снизило ошибки в документации на 75%.
- Увеличение производительности сотрудников на 35% за счет концентрации на ключевых задачах.
- Создание единой базы данных по клиентам, товарам и сделкам, упрощающей поиск и обработку информации.
