Как агрофирма сэкономила 30% рабочего времени и ускорила работу с клиентами в 4 раза
О клиенте
ЗАО «Агрофирма Павловская нива» — один из лидеров Воронежской области в сфере растениеводства. Предприятие занимается производством семян зерновых и зернобобовых культур, а также развивает молочное животноводство. Агрофирма имеет статус племпродуктора по краснопестрой породе КРС и делает акцент на высокое качество посевного материала.
Задача клиента
До начала проекта сотрудники агрофирмы обрабатывали заявки вручную, что занимало значительное время и снижало производительность сотрудников. Обращения приходили по разным каналам — звонки, почта, мессенджеры — и часто дублировались между собой. На обработку одного лида уходило до 4 часов, а система контроля и отчетности отсутствовала. . В компании остро встал вопрос о необходимости перехода к централизованной CRM-системе, которая объединила бы все обращения, упростила работу менеджеров и повысила прозрачность процессов.
Команда Первого Бита получила следующие задачи:
- Автоматизировать поступление входящих заявок из разных источников.
- Оптимизировать работу специалистов с обращениями.
- Сформировать единую базу данных клиентов и заявок.
- Автоматизировать бизнес-процессы для работы с КП, договорами, рекламациями
- Настроить отчетность по клиентской работе.
Что сделали
Проект начался с детального изучения текущих бизнес-процессов компании. Мы провели аудит, выявили основные точки для автоматизации и подготовили техническое задание, которое учитывало как специфику агробизнеса, так и организационную структуру компании. Все решения согласовывались с заказчиком, что позволило заложить прочную основу для дальнейшей настройки CRM-системы.
Внедрение и настройка CRM
Следующим шагом стала техническая реализация проекта. Мы адаптировали стандартные модули Битрикс24 под задачи агрофирмы — настроили поля и стадии в CRM для лидов, сделок, компаний и контактов. Также интегрировали CRM с 1С:Управление торговлей, благодаря чему данные о клиентах и заказах начали автоматически синхронизироваться между системами.
- Для обработки лидов.
- Для продаж семян. Эта воронка более развернутая и включает 14 этапов, таких как подготовка коммерческого предложения, расчет стоимости доставки и согласование условий сделки.
Автоматизация процессов
Дополнительно был внедрен смарт-процесс для работы с обращениями клиентов, а также бизнес-процессы для автоматизация таких процессов, как:
- Согласование договора с протоколом разногласий.
- Согласование КП при выходе за рамки коммерческой политики.
- Согласование постоплаты с руководителем.
- Расчет стоимости доставки.
Обучение
Мы подготовили подробные инструкции для сотрудников и провели серию обучающих сессий по ключевым сценариям: работе с воронками продаж и смарт-процессами, обработке лидов и использованию функционала, связанного с 1С. Это позволило быстро включить сотрудников в работу с новой системой и минимизировать время адаптации к автоматизированным процессам.
Результаты
- Среднее время обработки одной заявки сократилось с 4 до 1 часа.
- Сформирована единая клиентская база на 1000+ контактов и 300 компаний.
- Сотрудники сэкономили до 30% рабочего времени благодаря автоматизации рутинных операций.
- Подготовлено и используется более 10 типовых отчетов для анализа работы отдела продаж.
- По итогам внутреннего опроса удовлетворённость клиентов выросла на 20%.
