Автоматизация тендерных заказов в Дорожной службе Иркутской области с помощью Битрикс24
О клиенте
Дорожная служба Иркутской области — государственная организация, занимающаяся строительством и эксплуатацией автомобильных дорог регионального и федерального значения. В структуру входят подразделения по ремонту дорог, цех по производству дорожных знаков, а также филиал, специализирующийся на ремонте мостов и тоннелей.
Задача клиента
Компания в основном работает по тендерам. Раньше контроль за исполнением контрактов и тендерных заказов велся вручную — специалисты самостоятельно отслеживали этапы, собирали отчеты и готовили документы.
Из-за такой ручной работы часто возникали ошибки, которых нельзя допускать при работе с тендерами, где все процессы строго регламентированы. Быстро получить полную картину по проектам было сложно — для этого нужно было собирать данные из разных источников, что занимало много времени и приводило к задержкам.
Чтобы упростить контроль за тендерными проектами и ускорить работу с заказами, компания решила внедрить Битрикс24 и автоматизировать ключевые процессы.
Перед командой Первого Бита стояли следующие задачи:
- Настроить учет и отслеживание тендерных заказов в CRM.
- Создать цифровое рабочее пространство, где сотрудники смогут видеть все проекты и их статусы в едином окне.
- Организовать централизованный электронный документооборот и ускорить процессы согласования документов.
Что сделали
Основная рабочая область организована в виде воронки со стадиями: «Новый контракт», «Выполнение работ» и «Приемка работ». Теперь все действующие контракты видны на одном экране — с указанием этапа, ответственного и стоимости. В карточке каждого контракта собраны все документы, история, задачи и сроки.
Отдельная воронка для субподрядчиков
ДСИО выполняет работы не только силами внутренних подразделений, но и передает проекты в работу субподрядным организациям. Поэтому чтобы внутренние и внешние процессы не пересекались, для субподрядных организаций настроена отдельная воронка. Подрядчики работают в CRM как обычные пользователи, но видят только свои проекты. Это помогает хранить все данные в одной системе и при этом не смешивать собственные проекты с работами партнеров.
Отслеживание работ по контрактам
С помощью смарт-процессов мы автоматизировали контроль выполнения работ по контрактам. При создании новой карточки контракта автоматически формируются все необходимые этапы с назначением сроков и ответственных сотрудников. А когда все работы по проекту завершаются, система самостоятельно переводит контракт из стадии «Выполнение работ» в стадию «Проверка работ».
Сотрудникам больше не нужно вручную отслеживать каждый этап или проверять статусы. Прямо в карточке контракта они могут ставить задачи и подзадачи, указывать исполнителей и сроки. Система сама напоминает о приближении дедлайнов или задержках, что помогает держать всё под контролем.
Электронный документооборот с 1С
Согласование документов автоматизировано через систему «1С:Документооборот». Процесс запускается прямо из 1С, и документ уходит на подпись руководителям служб в соответствии с матрицей ответственных. После этого секретарь прикрепляет финальный файл к карточке контракта в Битрикс24.
Обработка рекламаций
Для работы с рекламациями в системе предусмотрен отдельный смарт-процесс, где хранятся все связанные документы, включая письма от курирующих организаций. О начале работы по рекламации автоматически уведомляется генеральный директор, который принимает решение по дальнейшим действиям.
После этого в задаче назначаются ответственные и устанавливаются сроки решения проблемы. Такой подход позволяет субподрядчикам быстро включиться в работу и приступить к устранению неисправностей без дополнительных согласований.
Результаты
Внедрение автоматизированной системы позволило Дорожной службе Иркутской области существенно улучшить контроль над контрактами и тендерными заказами, повысить прозрачность процессов и сократить время на рутинные операции. Теперь вся информация доступна в едином цифровом пространстве, что облегчает управление проектами и принятие решений.
- Все контракты и тендеры отображаются в системе с актуальными статусами и сроками, что позволяет быстро отслеживать ход работ и оперативно реагировать.
- Создано централизованное хранилище документов с удобным доступом к информации по каждому проекту.
- Автоматизация контроля этапов исключила ошибки, связанные с человеческим фактором, и помогает не допускать задержек в работе.
- Упрощен процесс отслеживания финансовой информации по проектам.
- Переход на электронный документооборот ускорил согласование и избавил от бумажной волокиты.
