Кейс «СтройТех»: автоматизация согласование договоров с подрядчиками за 2 дня
О клиенте
Холдинг «СтройТех» осуществляет строительные и ремонтные работы для юридических и физических лиц. Также компания поставляет инновационные строительные материалы, технологии и решения ведущих производителей (более 200 поставщиков материалов и оборудования). Имеется и собственное производство полимерного покрытия с маркировкой POLYCEM.
Задача клиента
По мере роста бизнеса холдинг «СтройТех» начал активно расширять сеть подрядчиков и поставщиков. Компания всё чаще выступала в роли генерального подрядчика, объединяя десятки организаций в рамках одного проекта. Однако это привело к усложнению процессов согласования договоров: каждую заявку приходилось отслеживать вручную, участие разных отделов происходило несогласованно, сроки затягивались, а контроль за статусами был непрозрачным.
Чтобы навести порядок в этих процессах и сократить время согласования без потери качества, руководство решило внедрить систему автоматизации. За реализацией проекта обратились к нижегородскому офису компании «Первый Бит» — ранее команда уже успешно выполняла для «СтройТех» проект по переходу с 1С:УПП, поэтому выбор подрядчика был очевидным. Так как Битрикс24 уже применялся для командной работы, его выбрали в качестве основной платформы.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
- Упорядочить взаимодействие между отделами в процессе согласования договоров.
- Сократить сроки прохождения документов, сохранив контроль качества.
Что сделали
Специалисты «Первого Бита» создали пошаговую схему бизнес-процесса, в которой определили, какие отделы и сотрудники участвуют в согласовании. Чтобы визуализировать процесс и упростить контроль, добавили систему цветовых индикаторов по принципу светофора:
- Зеленый — этап пройден, заявка переходит дальше.
- Красный — требуется доработка, возврат к предыдущим шагам.
Этап 1. Первичная обработка заявки
Руководитель проекта получает заказ на выполнение работ, выбирает подрядчика из базы или передает данные нового контрагента в службу безопасности.
После проверки служба безопасности выставляет статус:
- Допущен к выполнению — заявка уходит на следующий этап.
- Не допущен — возвращается к РП с комментариями и пометкой, что нужно доработать.
Этап 2. Определение условий и объема работ
Отдел ПТО уточняет, по чьим расценкам будет выполняться работа. Для этого в карточке заявки добавлена кнопка «Отправить запрос» — переписка с подрядчиком проходит в одном окне. В зависимости от результата работа будет либо по прайсу заказчика, либо по прайсу подрядчика, и в таком случае необходимо приложить файл с расценками.
После согласования условий ПТО формирует объем работ и передает информацию руководителю проекта. В зависимости от ситуации договор либо составляется подрядчиком, либо передается в юридический отдел клиента.
- Если договор оформляет юридический отдел компании — зеленый статус.
- Если инициатива за подрядчиком — красный статус, необходимо ожидание шаблона.
Этап 3. Подготовка и проверка договора
Если договор готовит юридический отдел, документ оформляется с учетом всех согласованных параметров (объем, расценки, сроки). Документ направляется подрядчику через руководителя проекта.
Если договор поступает от подрядчика, юристы проверяют его и проставляют один из статусов:
- Одобрено — заявка автоматически переходит дальше.
- Не одобрено — вносятся правки, добавляются комментарии, документ возвращается на согласование с подрядчиком. В этом случае прикрепленный файл с комментариями юристов уходит РП для дальнейшего согласования с подрядчиком.
Этап 4. Согласование у исполнительного директора
Исполнительный директор знакомится с договором. Если всё в порядке, документ уходит на подписание подрядчику. Если возникают возражения — процесс с этим подрядчиком останавливается, заявка возвращается на первый этап.
Этап 5. Подписание договора подрядчиком
После отправки документа подрядчик подписывает договор и возвращает его в систему. РП проверяет наличие подписей и печатей (или ЭЦП).
- Если всё корректно — документ уходит генеральному директору, статус становится зелёным.
- Если чего-то не хватает — статус красный, и начинается повторная коммуникация.
Этап 6. Финальное согласование
Генеральный директор принимает финальное решение. В заявке доступны две кнопки:
- Подписать — договор считается полностью согласованным, процесс завершён.
- Не подписывать — цикл закрывается, договор не утверждается, заявка возвращается на первый этап.
Результаты
- Все этапы согласования структурированы и прозрачны.
- Роли и действия каждого участника четко определены.
- Визуальные статусы позволяют отслеживать прогресс и быстро реагировать на отклонения.
- Работа по договору ведется централизованно, в едином окне, без переключения между системами.
