Автоматизация работы с заявками на гранты в РФРИТ с помощью Битрикс24

Российский фонд развития информационных технологий (РФРИТ) — это некоммерческая организация, учрежденная Российской Федерацией для поддержки разработки и реализации инновационных проектов в области информационных технологий. Основная задача Фонда — поддержка научных и инновационных разработок, а также продвижение импортозамещающих технологий. РФРИТ содействует развитию IT-сектора в России, решает вопросы кадровых потребностей отечественных компаний и активно распространяет информацию о перспективах и возможностях в сфере IT.

Все данные хранились на компьютерах сотрудников, а работа с заявками и отчетностью велась в Excel. Кроме того, общение с грантополучателями происходило через почту, что также не добавляло прозрачности процессам.

В ответ на эти вызовы руководство РФРИТ решило внедрить Битрикс24 и обратились к нам за помощью. Проведя предпроектное обследование и пообщавшись с сотрудниками Фонда, мы сформулировали следующие задачи:

• Создать единую информационную базу для сотрудников Фонда и заявителей.

• Разработать кастомную форму подачи заявок.

• Автоматизировать процесс подачи и обработки заявок на гранты.

• Разработать личный кабинет для грантополучателей.

• Настроить интеграцию с Единой Системой Идентификации и Аутентификации (ЕСИА).

Основной целью проекта было создание системы для работы с заявками на гранты от российских IT-компаний, и для этого был выбран портал на базе Битрикс24. Битрикс24 позволил создать единое пространство, где хранится вся информация по заявкам. Сотрудники Фонда теперь всегда имеют доступ к актуальным данным, что сделало работу более прозрачной и структурированной.

После внедрения системы мы провели стандартную настройку и оптимизировали ключевые бизнес-процессы. Это позволило минимизировать ручной труд, ускорить обработку заявок и повысить скорость работы. Благодаря Битрикс24 мы смогли автоматизировать взаимодействие сотрудников фонда и заявителей по согласованию заявок в рамках направлений «Внедрение ПО» и «Разработка ПО».

Для подачи заявок мы разработали новую интерактивную форму. Теперь заявители заполняют данные непосредственно в системе строго в определенном формате. При этом сотрудники Фонда могут редактировать шаблон формы, менять структуру или добавлять новые поля в случае необходимости.

Теперь у получателей гранта есть личный кабинет, в котором они могут:

• Создавать и редактировать заявки на грант.

• Отслеживать статус своих заявок.

• Общаться с сотрудниками Фонда для уточнения деталей.

Внедрили систему сохранения и отслеживания всего процесса заполнения заявки, а также возможность редактирования. Если в процессе заполнения были допущены какие-то ошибки или неточности, сотрудники Фонда смогут открыть заявителю доступ к отдельным полям, чтобы их исправить.

Реализовали интеграцию с Единой Системой Идентификации и Аутентификации (ЕСИА). Это позволяет пользователям авторизовываться на портале через Госуслуги. Создавать отдельный аккаунт не нужно.

Комплексное внедрение Битрикс24 позволило РФРИТ перейти на новый уровень управления процессами, что обеспечило высокую скорость и качество обработки заявок, а также упростило взаимодействие с заявителями.