Автоматизация задач строительного холдинга с помощью Битрикс24: кейс ГК «Точно»

Для автоматизации ключевых процессов построили систему на базе Битрикс24 и продуктов от Первого Бита

О клиенте

ГК «Точно» — крупный строительный холдинг, работающий на рынке недвижимости и благоустройства Краснодара с 2013 года. За 10 лет компания построила несколько жилых комплексов, включая ЖК «Империал», ЖК «Тургенев» и ЖК «Фамилия», а также важные объекты инфраструктуры: парки, поликлиники, детские сады и школы. ГК «Точно» входит в ТОП-3 застройщиков Краснодарского края по вводу жилья в эксплуатацию.

Задача клиента

С ростом числа объектов строительства ГК «Точно» столкнулась с необходимостью автоматизировать ключевые процессы, связанные с контролем деятельности застройщика и продажами объектов недвижимости.

С такой задачей компания обратилась к нам, и мы порекомендовали внедрить связку продуктов: Битрикс24 и кастомные решения от Первого Бита на базе «1С:Предприятие Бухгалтерия».

Битрикс24 — для организации работы менеджеров и ведения сделок.
Собственная разработка ПО от Первого Бита для строительных компаний — для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в строительных проектах.
Собственная разработка ПО от Первого Бита для финансового блока — для автоматизации финансового учета и управления денежными потоками.

Видео

Что сделали

Для автоматизации продаж в ГК «Точно» мы настроили CRM-систему, которая стала основным рабочим инструментом менеджеров и руководителей отделов сопровождения.

В компании работает несколько каналов продаж: сайты компании, телефония, чатбот и WhatsApp. Их мы интегрировали в CRM, чтобы автоматизировать сбор заявок и исключить возможность любых потерь. При получении нового обращения система проверяет наличие карточки клиента, чтобы избежать дублирование контактов.

Телефонию настроили так, чтобы входящие звонки распределялись между менеджерами в порядке очереди. При длительном ожидании на линии клиента перенаправит на руководителя отдела.

Инструкции для новых менеджеров

Цикл продажи ГК «Точно» довольно сложный. После каждого этапа необходимо зафиксировать результаты и назначить дальнейшие действия. Чтобы новые менеджеры могли быстрее разобраться в процессах, на корпоративном портале появились четкие инструкции, описывающие весь цикл.

Этапы цикла продаж в ГК «Точно»:

Показ квартиры.
Бронирование помещения.
Согласование с Руководителем продаж условий оплаты.
Заполнение графика платежей от клиента.
Создание договора бронирования.
Контроль прихода денежных средств от клиента.
Создание и подписание предварительного или сразу основного договора купли-продажи недвижимости.
Назначение задачи для отдела сопровождения сделок о создании договора купли-продажи недвижимости.
Подписание договора купли-продажи с клиентом.

Расчет стоимости квартир

Для удобного расчета стоимости квартир разработаны инструменты продаж на основе универсальных списков. В зависимости от входящих условий сделки определяется итоговая сумма продажи объекта. У каждого из условий существует своя прописанная формула расчета. Скидки накладываются на друг друга и происходит пересчет итоговой стоимости. Данные по синхронизации передаются в 1С. Например, при оплате квартиры наличными к сделке применяется скидка и происходит пересчет стоимости сделки.

Квартирограмма — система учета бронирования и продаж

Для учета статусов бронирования и продаж объектов недвижимости была внедрена квартирограмма — визуальный инструмент, который позволяет менеджерам отслеживать статус каждого помещения (свободно для продажи, забронировано или продано).

Жилые комплексы представлены в виде шахматки, где можно быстро переключаться между объектами и редактировать информацию о статусах. Данные о статусах обновляются каждую минуту и синхронизируются с 1С. Исключено любое дублирование информации между 1С и Битрикс24

Автоматизация внутреннего учета

Для автоматизации строительной деятельности в 1С используется «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО. Холдинг». Это отраслевое решение компании «Первый Бит», которое помогает решать задачи бухгалтерского и налогового учета. Например, формирование печатных форм КС-2 и КС-3 для сдачи этапов строительства, регистрация и дальнейшее отслеживание неотфактурованных поставок материалов, которые пришли без документов, закрытие 20 счета с аналитикой по статьям и по номенклатурной группе, отражение выручки «по мере готовности» и т.д.

Автоматизация финансового блока и операций казначейства

Для этого также использовали собственное ПО Первого Бита. Казначейство адаптировано под процессы компании. Оно помогает систематизировать заявки на оплату, определить критерии для принятия решения об оплате, получать информацию о кассовых разрывах благодаря платежному календарю. Также настроили цепочки согласований в зависимости от типа платежа и ответственных лиц.

Результаты

Сокращение времени обработки заявки менеджером отдела продаж.
Оптимизация процесса согласования изменяемых условий, акций, льгот, при продаже недвижимости.
Доработка обмена между учетными системами 1С и Битрикс24, для оптимальной актуализации данных при работе в одной из систем (исключение двойного ввода информации).
Формирования договоров в Битрикс24, для ускорения ввода данных.
Внедрение инструментов продаж для помощи подбора акций для определённых ЖК.

Отзыв

Результаты автоматизации безусловно оправдали наши ожидания, ведь благодаря команде Первого Бита все основные бизнес-процессы стали выверены по эргономике и эффективности, а вести внутренний отчет стало намного удобнее.

Руководитель проектного офис ГК «Точно»

Связаться с нами

Обсудим ваш проект и ответим на ваши вопросы