Бизнес-процессы – это алгоритм обработки документов, с учетом точек входа и выхода, а также шагов или действий в процессе обработки при соблюдении определенных условий.
Следовательно, бизнес процессы имеют три составляющих:
- Точки входа – когда документ создается или заносится
- Точки выхода – состояние документа после обработки
- Алгоритм – набор последовательных действий, который определяет точку выхода документа
Бизнес-процессы в CRM
В Битрикс24 есть несколько типов бизнес-процессов:
1. Общие.
Список самых типовых примеров, которые пользователь может запустить самостоятельно, и которыми он чаще всего пользуется. К ним относится, например, счет на оплату.
Где найти: Компания - Процессы
2. Мои процессы
Список всех процессов, в которых пользователь является участником. В этом блоке есть список как всех доступных бизнес-процессов, так и фильтр только по активным из них.
Где найти: Бизнес-процессы – мои процессы
3. CRM и бизнес-процессы.
Интересующая нас вкладка, о которой мы далее будем говорить.
Где найти: CRM – Настройки – Автоматизация – Бизнес-процессы
Решаемые задачи
Основное направление решаемых задач для бизнес-процессов в CRM – это организация рабочего процесса. Функция состоит в том, чтобы автоматически напоминать сотруднику о выполнении определенных действий на конкретной стадии сделки. Сопровождение лида по воронке продаж – задача бизнес-процессов.
Цель
- Избавить сотрудника от выполнения рядовых операций
- Напоминание сотруднику о необходимости совершения определенных действий
- Составление отчета
- Эффективное сопровождение процесса работы
Важно понять, что не все сотрудники, являющиеся субъектом бизнес-процессов, понимают их логическую структуру. Главное, чтобы каждый из них нес ответственность только за «свой» участок и выполнял поставленную задачу в срок. Таким образом, бизнес-процессы в CRM станут тем инструментом, которое превратит хаотичные цепочки коммуникаций в упорядоченные процессы. Что скажется на эффективности работы как отдельного отдела, так и всей компании.
Создание бизнес процессов в Битрикс24
В Битрикс24 интегрирован визуальный конструктор для быстрого создания бизнес-процессов — это позволяет выстроить и автоматизировать любые задачи компании. Удобнее всего перейти в конструктор через раздел «Живая лента» — открываем в меню вкладку «Еще», находим в «Процессы» и в выпадающем меню выбираем «Создать новый процесс».
В Битрикс24 открываем окно конструктора, где производятся основные настройки бизнес-процессов. Конструктор включает 3 вкладки:
- Настройки — отображает базовые параметры процесса. Здесь необходимо указать наименование и описание создаваемого бизнес-процесса, загрузить картинку.
- Подписи — показывает подписи к разделам и элементам бизнес-процесса. Все параметры можно редактировать по своему усмотрению.
- Доступ — отображает настройки доступа сотрудников компании к процессу. Разрешить работу с процессом можно конкретному сотруднику или всему отделу, также можно настроить разные параметры доступа для отдельных подотделов предприятия.
В завершение настройки необходимо нажать «Сохранить», после чего созданный бизнес-процесс отобразится в списке процессов компании. Дополнительно процесс можно продублировать в «Живой ленте» — для этого нужно отметить галочкой команду «Показать в Живой ленте» под названием созданного процесса в списке.
Преимущества настройки бизнес-процессов
Может возникнуть ощущение, что целесообразность настройки бизнес-процессов в CRM возникает только у крупных компаний с большим числом взаимосвязей между отделами и сотрудниками. Но на самом деле, бизнес-процессы несут наибольшую выгоду именно для средних и малых предприятий. Они, в отличии от крупных компаний, имеют ограниченное число процессов. И автоматизация одного из них дает существенный прирост в короткий срок. В крупных компаниях необходима более масштабная автоматизация и настройка бизнес-процессов, чтобы получить ощутимый эффект, но в числовом эквиваленте он будет гораздо больше.
Если обобщить, то настройка бизнес-процессов подходит тем компаниям, которые:
- Хотят наладить и систематизировать работу над постоянными задачами
- Хотят свести к минимуму влияние человеческого фактора при работе
- Хотят сэкономить время и ресурсы на управлении компанией
Еще одним преимуществом настройки бизнес-процессов в CRM является прозрачная линейка ответственных лиц, которая дает представление о коммуникациях между сотрудниками в процессе работы.
Как настроить бизнес-процессы
Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 представляет из себя работу с наглядным блоковым конструктом, где указывается вся логика действий. Чтобы настроить бизнес процессы в Битрикс24, переходим в список созданных процессов из меню «Живой ленты». Чтобы перейти в режим настройки, нажимаем на изображение шестеренки напротив нужного процесса и выбираем «Настроить параметры». Все параметры будут настраиваться в данном окне.
В меню настроек меняются параметры конфигурации — время и срок действия бизнес-процесса, система доступа для сотрудников, этапы согласования или шаблоны документов. Все поля, помеченные звездочкой, обязательны к заполнению для корректной работы процесса.
После изменения настроек нажимаем «Сохранить» — обновленный элемент начнет отображаться в списке бизнес-процессов компании и в меню «Живой ленты».
Инструментарий Битрикс24 позволяет создавать сложные бизнес-процессы с многоэтапным согласованием статусов, что позволяет автоматизировать любую рутинную операцию компании. Кроме того, возможность интеграции сайта с CRM-системой и CRM.Маркетинг открывают обширные возможности для бизнеса — это позволяет сегментировать клиентов и персонализировать подход к каждой сделки, создав бизнес-процессы для каждой категории целевой аудитории.
Завершение
Бизнес-процессы помогают автоматизировать работу в компании и уменьшают влияние человеческого фактора.
Настройка с их последующей отладкой возможна собственными средствами. Но будьте готовы поработать и над обучением сотрудников, чтобы избежать казусных ситуаций и повторных действий с их стороны, если бизнес-процесс уже об этом позаботился. Если у вас возникли сложности с созданием или настройкой — можете обратиться за автоматизацией бизнес-процессов к нам.
Наша компания профильно занимается внедрением и автоматизацией Битрикс24 — поможем решить нетривиальные задачи и наладить работу вашей компании изнутри.