Проекты в Битрикс24 — инструмент для удобного управления рабочими процессами компании. Управление проектами позволяет быстро сформировать рабочую группу, распределить задачи между сотрудниками, а также полностью контролировать ход их выполнения.

В статье разберем особенности проектного менеджмента в Битрикс24 и рассмотрим все возможности раздела «Проекты» в корпоративном портале.

Создание проектов в Битрикс24

Создать новый проект можно из раздела «Задачи». В меню раздела требуется перейти во вкладку «Проекты» и нажать кнопку «Добавить».

В открывшемся окне определяется уровень доступа — предполагается запуск нескольких типов проектов в Битрикс24:

• Открытые — доступ открыт для всех зарегистрированных сотрудников в Битрикс.
• Закрытые — пользователи могут зайти только по приглашению.
• Внешние — решение для Экстранет-пользователей, которые не входят в штат сотрудников компании.

Важно! Экстранет-среда доступна только в коробочных редакциях Битрикс24 от 50 пользователей или в облачной версии с тарифом «Компания».

Основное отличие рабочей группы от проекта заключается в наличии сроков — при создании проекта обычно указывается дедлайн или общее время его существования.

Далее в открывшемся окне настроек следует указать:

• Наименование и цель.
• Рабочие сроки.
• Руководителя и его помощников.
• Приглашенных сотрудников.

Формально запуск нового проекта схож с созданием новой задачи.

Для расширенных настроек требуется открыть вкладку «Дополнительно». Здесь указывается инструментарий корпоративного портала, который будет доступен в рамках проекта, теги для навигации и право на приглашение сторонних пользователей.

Далее нажимаем кнопку «Создать». После запуска система автоматически переведет в меню нового проекта в разделе «Группы».

Из этого меню проводятся все настройки, администрирование и управление. Пользователям доступен следующий инструментарий:

• Задачи — инструментарий для запуска и распределения задач между участниками группы.
• Календарь — общий календарь, отображающий уровень загруженности и сроки задач работников.
• Диск — доступ к закрытому облачному хранилищу.
• Чат — мгновенные сообщения между всех сотрудников в группе.
• Сообщения — уведомления участников группы обо всех внутренних изменениях.
• Приложения — все подключенные приложения из Маркетплейс.
• База знаний — системное хранилище для проектных статей и заметок.

Быстрое добавление задач, просмотр документов или сообщений возможно через вкладку «Основное».

Данный раздел представляет собой аналог Живой ленты, доступный только приглашенным сотрудникам внутри группы.

Как контролировать ведение проекта

Управлять проектами в Битрикс24 довольно просто: каждое действие внутри группы отображается в сообщениях, а сроки задач — в календаре. Это позволяет быстро определить уровень загруженности работников, распределить обязанности и избежать срыва сроков.

Кроме того, рабочая среда Битрикс позволяет просматривать в режиме реального времени сводные данные с помощью внутренних отчетов и графика занятости. Чтобы посмотреть проектную отчетность требуется открыть в главном меню вкладку «Еще» и выбрать раздел «Отчеты».

Система предоставляет отчеты из 6 категорий:

• Занятость сотрудников.
• Задачи на месяц.
• Оценка эффективности.
• Ресурсный учет по задачам.
• Задачи за прошедший месяц.
• Ресурсный учет по исполнителям.

Кроме того, можно добавить любой другой отчет с персональными параметрами. Для разработки сводных или нетиповых отчетов требуется настройка и внедрение Битрикс24 специалистами.

Управление данными внутри отчета осуществляется с помощью строки поиска и системы фильтров.

Для контроля уровня загруженности сотрудников в Битрикс24 реализован график занятости по задачам и оценка эффективности. График занятости показывает, как долго и над сколькими задачами работает каждый сотрудник, оценка эффективности — определяет их продуктивность.

Эффективность работника составляется из расчета его продуктивности: количества выполненных и просроченных задач.

Данные отчетов, график загруженности и оценка эффективности работников — основные инструменты для проектного менеджмента в Битрикс24.

Что в итоге?

Раздел «Проекты» позволяет организовать работу крупного коллектива, грамотно распределить обязанности и задачи между сотрудниками компании. Рабочая среда Битрикс24 предполагает удобное координирование сложных проектов с помощью встроенного инструментария и функций корпоративного портала.

Если у вас возникли трудности, можете оставить заявку на обратный звонок специалиста. Наша техническая поддержка проводит настройку Битрикс24 и обучение сотрудников работе с корпоративным порталом.