Списки Битрикс24 — инструмент для хранения и структуризации большого объема информации. Списки позволяют распределить любые данные для наглядного анализа и удобной работы с массивами данных. Сегодня мы рассмотрим основные возможности списков в системе Битрикс, а также покажем, как их можно использовать на живом примере.

Возможности списков в Битрикс24

Использование списков упрощает обработку данных внутри корпоративного портала. Среди основных преимуществ использования штатного инструментария Битрикс24 ярко выделяются:

• Хранение большого массива данных — списки-таблицы позволяют сегментировать информацию по кластерам или группам, независимо от количества элементов в каталоге. Это позволяет хранить большие объемы данных и быстро находить нужный элемент с помощью фильтров или системы поиска.
• Совместный доступ к информации — все данные хранятся в защищенном облачном хранилище, что позволяет удаленно редактировать или добавлять элементы сотрудниками компании. Одновременно с массивами данных могут работать несколько человек, имеющих на это право доступа.
• Распределение прав доступа — с помощью настройки доступа администратор портала может разрешить просмотр или редактирование файлов ограниченному кругу лиц. Например, всему отделу компании или выбранной группе лиц. Это обеспечивает конфиденциальность и безопасность хранимой информации.
• Автоматизация документооборота — функции Битрикс позволяют настроить автозаполнение или обновление данных, либо связать массивы с бизнес-процессами компании. Это упрощает организацию рабочих процессов внутри крупного предприятия, разгружает персонал компании и предупреждает ошибки, совершаемые менеджерами при обработке данных.

Штатный инструментарий Битрикс24 способен полностью заменить Excel или Google Sheets. Для обработки данных не требуется использовать несколько программ. Научиться настраивать и использовать списки помогут наши курсы по Битрикс24 — специалисты Первый БИТ помогут освоить все функции корпоративного портала.

Универсальные списки в Битрикс24

Универсальный список — структурированный перечень нескольких элементов, состоящий из настроенных пользовательских полей. С помощью данного инструмента можно создавать реестры или хранилища данных, сортировать или фильтровать информацию, вести учет документации или продукции. Ярким примером универсального списка является перечень сотрудников компании, где карточка каждого работника является элементом, а данные о сотруднике — поля.

Создать универсальный список-таблицу может главный администратор портала. Система предполагает настройку прав доступа к просмотру или редактированию данных — для этого создается иерархия сотрудников в рабочих группах. Таким образом руководитель группы может создать или изменять данные, а рядовой пользователь — просматривать файлы.

Обратите внимание! Универсальные списки в Битрикс24 доступны только в тарифном плане Компания, либо коробочной версии корпоративного портала. Создание списков в других решениях возможно только после доработки Битрикс.

Как связать списки?

Связанные списки в Битрикс24 — основной инструмент автоматизации, позволяющий синхронизировать элементы из разных массивов данных путем настройки зависимости полей.

Таким образом при взаимодействии с одним элементом в системе будут отображаться данные о его зависимой ячейке в другом списке.

Настройка взаимосвязи производится путем создания требуемого количества вложенных друг в друга списков, где каждый последующий уровень привязывается к элементу предыдущего. В результате при выборе одного элемента сразу активируется выбор связанного подэлемента.

Это необходимо для быстрой и удобной работы с сущностями CRM, документацией компании, штатом сотрудников и т. д. Рассмотрим возможности связанных списков-таблиц на наглядном примере.

Пример использования списков

У клиента есть бизнес по продаже автомобилей. Вся база клиентов хранится в Битрикс24, при этом в карточках CRM должны сохраняться данные о, например, уже приобретенных автомобилях каждым клиентом. Для этого у компании есть каталоги с марками и моделями автомобилей, и их комплектациями.

Настройка зависимых полей позволяет логически связать все списки. Например, при выборе марки автомобиля из одного перечня во втором начнут отображаться только модели данного бренда, а в третьем — доступные комплектации выбранной модели.

Таким образом упрощается обработка данных и снижается количество ошибок, допускаемых менеджерами. Теперь менеджеру не требуется при заполнении карточки CRM пролистывать весь перечень марок и моделей автомобилей, а также предотвращается риск неверного заполнения данных. Это упрощает управление рабочими процессами, и увеличивает качество обслуживания клиентов.

Если у вас возникли трудности при работе с корпоративным порталом, можете воспользоваться услугами наших специалистов. Техническая поддержка Битрикс24 от компании Первый БИТ включает настройку и автоматизацию списков, а также консультации и обучение сотрудников при необходимости. Детально ознакомится с услугами техподдержки можно обратившись по номеру в шапке или заказав обратный звонок на сайте.