Смарт-процессы Битрикс24 — это настраиваемые CRM-элементы, позволяющие сформировать собственный сценарий работы с сущностями системы. Использование инструмента исключает необходимость в адаптации лидов, сделок и предложений под бизнес-процессы предприятия. Теперь можно создавать персонализированные варианты автоматизации каждой сущности CRM.

Статья поможет работаться в принципе работы смарт-процессов CRM-системы, а также расскажет, как правильно их настраивать для эффективной работы предприятия, роста и масштабирования бизнеса.

Как создать и настроить smart-процесс CRM Bitrix24?

Использование смарт-процессов возможно только в максимальном тарифе корпоративного портала — Компания. Инструмент интегрирован в воронки, инструменты роботизации, а также работает со стадиями сделок и канбан-доской. Привязать готовый смарт-процесс можно также к любому элементу в CRM-системе.

Чтобы создать новый процесс необходимо перейти в раздел CRM, выбрать «Смарт» и нажать «Добавить».

Далее система предложит выбрать из списка готовый шаблон и перенаправит в визуальный конструктор для настройки процесса. По умолчанию в Битрикс24 разработано 2 шаблона — «Список» и «Все включено», которые предполагают работу с универсальным списком или всеми элементами CRM-системы. Также можно выбрать настройку «С чистого листа» для разработки процесса с нуля.

Разберем вариант настройки процесса с нуля для реализации индивидуального сценария работы. Система откроет конструктор бизнес-процессов, в котором доступно 5 вкладок:

• Главные настройки.
• Smart-процессы.
• Связи.
• Связка с элементами.
• Показ все CRM.

Разберем поэтапно каждый пункт настройки.

Основные параметры

Среди базовых настроек потребуется ввести название процесса, а также отметить разрешение на добавление сценария к модулям CRM-системы.

Отметить можно:

• Направления и воронки продаж — доступно создание нескольких направлений, между которыми можно переносить элементы CRM через запущенные воронки продаж. При этом каждое направление предусматривает свои права доступов, параметры сделок и карточек.
• Этапы сделок и канбан-доска — smart-процессы могут использоваться для управления движения элементов по стадиям сделок, настройки параметры доступа, а также автоматизации через триггеры и роботы отдельно для каждой стадии сделки. Элементы привязаны к стадиям сделок — отключение данного параметра только скроет их из интерфейса корпоративного портала.
• Настройки роботизации — как и в настройках роботов в сделках, в smart-процессах возможно автоматизировать сценарий смарт-процесса. Данный параметр предлагает только базовый инструментарий для настройки роботов. 
• Дизайнер бизнес процессов — отметка полноценного дизайнера бизнес-процессов позволяет настроить автоматический старт любого шаблона глобального процесса при изменении или редактировании смарт-процесса. Это обеспечивает тонкую настройку корпоративного портала под нужды и специфику компании, а также полную автоматизацию рутинных задач.
• Права доступа для просмотра направлений — разрешение на выдачу свободного доступа для всех сотрудников Битрикс24 при создании нового направления.

Чтобы активировать настройки в смарт-процессе необходимо отметить галочкой нужные поля. Далее можно переходить во вторую вкладку параметров — «Смарт».

Smart-процессы

Во вкладке настраиваются параметры карточки smart-процесса, а также задаются дополнительные возможности. Поля и возможности напрямую влияют на функциональность разрабатываемых сценариев, что позволяет реализовать скрипты, которые подходят для решения сложных или нетривиальных задач.

Из доступных полей:

• «Реквизиты компании» — параметр привязывает банковские реквизиты к процессу, что позволяет проводить финансовые и бухгалтерские операции.
• «Источник» — поле отражает информацию о месте создания элемента CRM-системы.
• «Клиент» — параметр позволяет прикрепить процесс к компании или контакту — юридическому или физическому лицу.
• «Дата» — поле отображает дату создания элемента и предполагаемое время окончания действия в CRM.
• «Наблюдатели» — поле добавляет наблюдателей, которым будет предоставлен доступ для отслеживания всех действий внутри процесса.

Из дополнительных возможностей можно разрешить печать документов, входящих в смарт-процесс, а также привязать товары к каталогу компании. Для повышения защиты данных можно также разрешить использование корзины — всю информацию после удаления можно будет восстановить. 

Связи

Раздел «Связи» используется для привязки создаваемого смарт-процесса с другими элементами CRM-системы, либо другими процессами. К примеру, добавление процесса к лидам приведет к появлению в карточке лидов поля с возможностью выбора элементов из списка самого смарт-процесса. Это действует и в обратную сторону — из меню процесса можно будет перейти в таб с перечнем лидов компании.

В разделе «Связи» доступно только 2 параметра «Привязать smart-процесс» и «Привязаться к smart-процессу», которые активируются слайдером. После активации параметра к процессу можно привязать лид, сделку, предложение или заказ, а сам процесс — добавить к предложению.

Связка с CRM-элементами

Любой процесс связывается со всеми элементам CRM-системы. Функционал предусматривает интеграцию с задачами или Битрикс24.Календарем, а также шаблонами задач. 

В этом разделе необходимо определить CRM-элементы, которые требуется связать со смарт-процессом Это упрощает автоматизацию системных задач внутри компании и снижает нагрузку на персонал. 

Вынос smart за пределы CRM-системы

При необходимости созданные сценарии также можно вынести за пределы CRM-системы. В данном случае созданный smart-процесс будет отображаться в главном меню корпоративного портала как самостоятельный раздел — отдельно от раздела CRM.

Чтобы вынести процесс в главное меню, необходимо активировать слайдер и выбрать раздел в меню корпоративного портала. Смарт-процесс можно сделать как самостоятельным разделом в меню, либо добавить к любому разделу. 

После изменения всех параметров нужно нажать «Сохранить» — созданный процесс появится на странице «Смарт-процессы», а также внутри всех привязанных элементах CRM-системы. Если при настройке возникли проблемы, в верхнем правом углу доступен раздел «Помощь».

Управление и редактирование

Все созданные процессы можно редактировать напрямую из раздела CRM — «Smart». Каждый процесс при создании получает уникальный идентификатор, который может использоваться при поиске внутренних элементов в CRM-системе.

В списке отображаются все созданные смарт-процессы, независимо от их местоположения в корпоративном портале — это упрощает управление и редактирование. Каждый процесс можно удалить или изменить через контекстное меню, расположенное слева от его названия.

Резюме

Основное преимущество смарт-процессов — возможность проработать отдельные сценарии, не меняя отлаженные бизнес-процессы. Это позволяет тонко настроить и автоматизировать работу компании.

Компания Первый Бит поможет с внедрением и настройкой смарт процессов Битрикс24. Стоимость услуги — от 25 000 рублей, результат настройки — полностью автоматизированные бизнес-процессы компании и воронки продаж. Для получения детальной информации об услуги заполните форму связи на нашем сайте или свяжитесь по номеру горячей линии — наши специалисты бесплатно проконсультируют и ответят на все вопросы.