Настройка ролей в CRM позволяет ограничить доступ сотрудников корпоративного портала в рамках их зоны ответственности. Это необходимо для защиты конфиденциальных данных и повышения уровня организации компании. В этой статье разберем как настроить права доступа в Битрикс24.
Рабочая среда Битрикс24 позволяет определить зону ответственности пользователей в разделах «Задачи», «Телефония», «Диск», «Бизнес-процессы». При этом запретить доступ можно для конкретного сотрудника или всего подразделения.
Как настроить права доступа в Битрикс24
Для корректной разработки вертикали ответственности важно сформировать структуру компании. Правовые роли между пользователями или отделами в CRM распределяются согласно должностным полномочиям.
Настройка структуры компании
Разработка структуры позволяет автоматически выдавать права для новых сотрудников. Чтобы сформировать структуру предприятия необходимо:
Перейти в раздел «Сотрудники» и выбрать пункт меню «Структура компании». Система выведет текущую иерархию сотрудников предприятия.
![Настройка структуры компании в CRM Битрикс24 Создание структуры компании из текущей иерархии сотрудников](/upload/medialibrary/bd8/prava_dostupa_bitrix24-_1_.jpg)
Здесь можно настроить структуру компании для дальнейшего разграничения отделов по уровню ответственности.
Распределение сотрудников по отделам
Сформировать структуру компании достаточно просто — в Битрикс24 распределение происходит путем перетаскивания иконок пользователей. Также можно копировать профиль сотрудника и распределить сразу в 2 или более отделов. Для этого перед захватом иконки в приложении Битрикс24 необходимо зажать клавишу Shift на клавиатуре.
Для ручной настройки необходимо щелкнуть мышкой по иконке пользователя и открыть его профиль. В контекстном меню справа выбираем «Редактировать профиль».
![Распределение сотрудников по отделам в Битрикс24 В редактировании профиля сотрудников назначаем отдел](/upload/medialibrary/f42/prava_dostupa_bitrix24-_3_.jpg)
Скролим настройки до середины. Во вкладке «Подразделения» выбираем отделы, в которые необходимо добавить пользователя. Чтобы добавить пользователя сразу в несколько подразделений компании, нужно зажать Shift на клавиатуре и мышью выбрать элементы из списка.
![Добавления сотрудников в отдел Добавление пользователя в отдел происходит во вкладке подразделения](/upload/medialibrary/3ac/prava_dostupa_bitrix24-_4_.jpg)
После распределения сохраняем изменения. При выходе из настроек профиля структура изменится — теперь пользователь добавлен сразу в несколько подразделений.
![Готовая структура компании в Битрикс24 Структура компании в Битрикс24](/upload/medialibrary/78e/prava_dostupa_bitrix24-_5_.jpg)
Аналогичным образом распределяем остальных пользователей Битрикс24 и выстраиваем структуру компании. Для удаления пользователя необходимо навести мышью на иконку работника. Затем в открывшемся контекстном меню выбрать опцию «Удалить».
Права доступа в CRM
После распределения структуры можно переходить к настройке прав доступа в CRM Битрикс24. Открываем вкладку «Настройки» в разделе «CRM» в главном меню Битрикс24. На узких экранах вкладка может быть скрыта — чтобы развернуть меню нажимаем кнопку «Еще».
![Настройка прав доступа в CRM Битрикс24 Права доступа в Битрикс24 настраиваются во вкладке CRM](/upload/medialibrary/9a7/prava_dostupa_bitrix24-_6_.jpg)
В настройках раздела находим пункт «Права». Распределение зоны ответственности будет производиться в открывшемся окне.
![Настройки прав доступа В настройках переходим в пункт Права](/upload/medialibrary/a50/prava_dostupa_bitrix24-_7_.jpg)
В этом окне будут отображены существующие роли CRM. При необходимости можно добавить новую — для этого в контекстном меню справа нажимаем «Добавить».
![Добавление ролей в Битрикс24 Добавление и настройка ролей в Битрикс24](/upload/medialibrary/47a/prava_dostupa_bitrix24-_8_.jpg)
В открывшемся окне вводим название созданной роли. Внизу отмечаем права доступа в Битрикс24 для сотрудников.
В нижней части окна галочкой можно дать разрешение на редактирование настроек администраторам. В противном случае доступ останется только у руководителя компании.
![Управление ролями в Битрикс24 Настройка доступов управления ролями](/upload/medialibrary/b63/prava_dostupa_bitrix24-_9_.jpg)
Уровни доступа зависят от сущностей CRM. Пользователям можно запретить чтение, изменение, удаление файлов в системе, добавление новых. Отдельно можно выдать запрет на импорт и экспорт.
![Сущности в CRM Битрикс24 Сущности в Битрикс24](/upload/medialibrary/a19/prava_dostupa_bitrix24-_10_.jpg)
При этом зоны доступа работника определены сущностями CRM. Классификация следующая:
- «Свои» — пользователь может работать с сущностями, которые доверены только ему.
- «Свои + своего отдела» — пользователь взаимодействует только с сущностями, доверенных ему или отделу, в котором он находится.
- «Свои + своего отдела + входящих подотделов» — пользователь работает с сущностями, доверенных ему, его отделу или подотделу, в которых он состоит.
- «Все открытые» — ручных ограничений нет, действует только программное распределение прав Б24.
- «Все» — сущности доступны для всех работников предприятия.
После настроек все изменения необходимо сохранить.
Обратите внимание! В случае полного запрета сущность CRM скрывается в приложении для указанного сотрудника. Восстановить данный раздел можно в этом же меню, открыв часть доступа.
Назначение отделов на созданные роли
После разработки всех ролей и структуры компании можно приступать к назначению отделов. Для этого нажимаем «Добавить право доступа».
![Добавление прав доступа для отделов в Битрикс24 Добавить право доступа для отдела](/upload/medialibrary/20c/prava_dostupa_bitrix24-_11_.jpg)
Далее откроется диалоговое окно с категориями пользователей. Добавить можно:
- Группу сотрудников.
- Конкретного пользователя.
- Сотрудников и отделы.
- Группу социальной сети.
Нам нужен предпоследний вариант. После выбора система откроет структуру компании — находим необходимое подразделение. Также галочкой требуется отметить для кого действуют права: только среди работников отдела или вместе с подотделами предприятия.
![Настройка прав для сотрудников и отделов Настройка прав для всей структуры компании](/upload/medialibrary/19c/prava_dostupa_bitrix24-_12_.jpg)
После распределения обязательно сохраняем изменения. Аналогичную процедуру проводим со всеми подразделениями, после чего настройка прав доступа в CRM Битрикс24 завершена.
Обратите внимание! После разработки структуры и распределения зоны ответственности между сотрудниками требуется провести тест системы. В противном случае есть риск ограничения возможностей для менеджеров — например, работник не сможет перезвонить клиенту или создать новую сделку.
Проводить проверку необходимо для каждого отдела — это может занять массу времени. Для больших компаний данную процедуру рекомендуется проводить в нерабочий или наименее загруженный день.
Что в итоге?
Чем сложнее структура предприятия и больше штат сотрудников, тем сложнее настроить рабочий процесс предприятия. Настройка прав доступа в Битрикс24 — важная процедура, позволяющая увеличить уровень организации компании. Данная операция защищает руководителя компании от утечки конфиденциальных данных, а также предотвращает возможность изменения данных сотрудниками по ошибке.