Интеграция Битрикс24 и Microsoft Power BI: выгрузка данных, отчеты, ограничения

CRM-система Битрикс24 позволяет управлять лидами, сделками, компаниями и задачами. Но для более глубокой аналитики данных стандартных отчётов бывает недостаточно. Здесь на помощь приходит интеграция с Microsoft Power BI — мощным инструментом для построения визуальных отчетов и интерактивных дашбордов.

Разберемся, как связать Битрикс24 с Power BI, какие преимущества это даёт и как использовать эту интеграцию в реальных бизнес-сценариях.

Что дает интеграция

Интеграция Битрикс24 с Power BI значительно расширяет возможности управления бизнесом и помогает принимать более точные решения. Вместо того чтобы собирать данные вручную и разбираться в разных таблицах, вы получаете удобный инструмент, который автоматически объединяет всю важную информацию в одном месте.

Вот главные преимущества такой интеграции:

• Полное и наглядное представление о бизнесе. Вы видите все ключевые показатели в одном месте — от продаж до задач и маркетинга — с помощью удобных и понятных графиков.

• Актуальные данные в режиме реального времени. Отчеты и дашборды обновляются автоматически, и вы всегда в курсе того, что происходит в компании.

• Экономия времени и меньше ошибок. Автоматическая выгрузка данных избавляет от ручного копирования и ошибок, а подготовка отчетов становится быстрее и проще.

• Высокий уровень безопасности. Все данные передаются по защищенным каналам, что соответствует корпоративным стандартам конфиденциальности.

На практике такая интеграция помогает, например, маркетологам понять, какие рекламные каналы приносят больше клиентов и как эффективнее распределить бюджет. Руководители продаж получают возможность контролировать запасы и прогнозировать спрос, чтобы не столкнуться с дефицитом или избытком товара. А менеджеры по персоналу могут оценивать производительность сотрудников и своевременно поддерживать команду там, где это необходимо.

Как подключить Power BI к Битрикс

Для начала откройте в вашем Битрикс24 раздел с BI-аналитикой. Для этого перейди в CRM, в верхнем меню наведи на «Аналитику», затем на «Оперативная аналитика» и в появившемся меню кликните на «BI-аналитику».
Дальше перейдите во вкладку Microsoft Power BI. Там вы увидите данные для подключения — адрес сервера, секретный ключ и другие параметры.

Выберите и установите подходящий источник данных. Например, это может быть универсальный источник BI-аналитики, так как в нём собраны поля с данными по всем основным сущностям CRM, смарт-процессам и т. д.

После установки запустится импорт шаблона. Когда загрузка завершится, нажмите кнопку «Скачать».

Теперь откройте этот файл в Power BI. В появившихся полях введите адрес сервера и секретный ключ из Битрикс24. Нажмите «Загрузить», Power BI подключится к Битрикс 24 и импортирует данные. После этого вы сможете строить свои отчёты и визуализации, анализировать любую нужную информацию.

Когда отчет готов, его можно опубликовать и поделиться с командой. Power BI предлагает два основных варианта публикации:

Power BI предлагает два способа публикации отчетов:

• В интернете — отчёт становится доступным всем, без ограничений и авторизации.

• На сайте или портале — отчёт доступен только авторизованным пользователям внутри вашей организации. Чтобы добавить отчёт в Битрикс24, нужен именно этот способ.

В Power BI скопируйте защищённую ссылку (Secure Embed) вашего отчёта. В Битриксе перейди в BI-аналитику и откройте вкладку Управление отчетами.

Нажмите кнопку «Добавить отчет», укажите название, вставьте скопированную ссылку и выберите пользователей, которым хотите открыть доступ.

Чтобы интегрировать отчет в Битрикс24 нужен коммерческий тариф Power Bl. Таким образом, вы сможете безопасно и удобно работать с отчетами прямо внутри Битрикс24, делиться аналитикой с коллегами и не беспокоиться о защите данных.

Ограничения BI-коннектора 

Для связи Битрикс24 и Power BI используется специальный инструмент — BI-коннектор. Он отвечает за передачу данных из CRM в аналитическую систему, чтобы вы могли строить удобные отчеты и визуализации.

Когда вы делаете запрос через BI-коннектор, он выгружает строки с нужной информацией — например, по сделкам, лидам или клиентам. Количество этих строк зависит от выбранного вами временного периода. Чем длиннее период, тем больше данных будет выгружено.

Важно понимать, что на разных тарифах Битрикс24 есть ограничения на максимальное число строк, которые можно выгрузить за один запрос через BI-коннектор. Если ваш отчёт содержит больше строк, чем лимит тарифа, часть данных просто не попадет в отчет.

Вот какие сейчас действуют ограничения:

• Базовый и Стандартный — до 10 000 строк.

• Профессиональный — до 100 000 строк.

• Энтерпрайз — в зависимости от тарифа 250 000, 500 000 или 1 000 000 строк.

Если вы один раз превысите лимит, выгрузятся все строки, но вы получите уведомление о том, что следует перейти на более высокий тариф. Если превысить лимит снова, то выгрузка данных через BI-коннектор остановится. Чтобы возобновить выгрузку, нужно будет перейти на более высокий тариф.

Если вам нужна помощь с подключением Power BI к Битрикс24, настройкой BI-аналитики или созданием дашбордов, обращайтесь к нам. В Первом Бите работает более 400 сертифицированных специалистов, а за плечами — свыше 1500 успешно реализованных проектов. Мы — крупнейший федеральный партнер Битрикс24 с более чем 100 офисами в России и за ее пределами. Поможем настроить аналитику под задачи вашего бизнеса и обеспечим поддержку на всех этапах.