Зачастую после внедрения в компанию корпоративного портала Битрикс24 руководитель может столкнуться с тем, что у сотрудников новая система вызывает неприязнь, отторжение, а иногда происходит и саботирование работы в новом пространстве. Если система не используется правильно, то компания терпит убытки.

С чем это может быть связано игнорирование CRM системы сотрудниками?

Тот факт, что сотрудники компании могут продолжать клеить стикеры на монитор, записывать дела в ежедневник, забывать позвонить клиентам и т.п. может быть связан с простыми причинами:

1. Сотрудники не понимают ценности и полезности внедренной системы
2. После внедрения системы не было проведено обучение или оно проведено не качественно
3. Нет показательного примера со стороны руководителя
4. Внедренный функционал не удобен в использовании
5. Некоторые просто не хотят, чтобы их работу можно было увидеть и оценить ее эффективность

Как повысить степень вовлеченности сотрудников?

Для увеличения уровня вовлеченности сотрудников компании и восприятия Битрикс24 как рабочего инструмента можно выделить несколько простых рекомендаций.

1. Учитывать интересы сотрудников компании при внедрении Битрикс24. В процессе формирования технического задания или при проведении настроек на облачном Битрикс24 учитывайте мнение будущих пользователей. Ведь именно менеджеры, руководители отделов и маркетологи будут использовать внедряемый функционал в работе и важно знать на старте их мнение по функционалу системы и автоматизации процессов компании. Если не при внедрении не будут затронуты интересы рядовых сотрудников, то есть большая вероятность того, что система не будет работать.
2. Сделать работу проще и автоматизировать рутину. Поскольку в Битрикс24 достаточно функциональный модуль бизнес-процессов, то желательно, чтобы он использовался. Настройте стандартные бизнес-процессы по согласованию договоров и счетов, командировок и больничных, чтобы ваши сотрудники не тратили время на беготню по кабинетам и бесконечные напоминания. Автоматизируйте обработку лидов и работу со сделками, чтобы ваши менеджеры эффективнее работали и не держали в голове десятки договоренностей с клиентами, чтобы они моги связаться с клиентом именно в тот момент, когда он открывает письмо с коммерческим предложением.
3. Используйте в работе элементы геймификации. Геймификация – это процесс использования игрового мышления для вовлечения аудитории и решения поставленных задач. Даже если все процессы настроены и работа автоматизирована стоит обратить внимание на данный элемент как способ вовлечения сотрудников в процесс работы. Например, можно разработать систему виртуальных наград для сотрудников, которые выполняют или перевыполняют поставленный план, вовремя приходят на работу. Главное, чтобы данные достижения смогли увидеть все сотрудники компании. А по результату месяца награждать победителей ценными призами или нематериальными наградами, такими как отгул. Данный элемент повысит эффективность работы сотрудников и вовлеченность их в работу портала Битркис24.
4. Покажите пример. Если руководитель компании не пользуется функционалом Битрикс24, даже самым простым как задачи и отчеты, а продолжает давать поручения устно или по почте, то сотрудники, следуя примеру руководителя, будут продолжать работать в разных системах. Задача руководителя первым начать работать в Битрикс24, тем самым показать пример того, что с этого момента этот портал является неотъемлемым инструментом для коммуникаций и решения задач.
5. Собирайте обратную связь. Не стоит забывать о важной задаче – сбор обратной связи. С определенной периодичностью проводите среди сотрудников опрос о том, какого функционала им не хватает и что бы они хотели изменить в текущем. Таким образом портал будет развиваться, а пользователи будут понимать, что о них заботятся и хотят сделать их работу проще.
6. Директива и контроль. Не самый лучший способ, но не менее действенный. Бывают случаи, когда рядовые сотрудники и руководители отделов ни в какую не хотят использовать новый функционал, мотивируя это тем, что неудобно, некогда, сложно и т.п. Скорее всего причина в лени или есть другой мотив, когда сотрудник не хочет, чтобы результат его работы был прозрачен и его можно было бы сравнить с другими. Остается применить способ кнута и пряника.

Чтобы внедрение корпоративного портала Битрикс24 было эффективным, а сотрудники могли бы слаженно работать в новой единой среде, стоит обращать внимание на некоторые простые правила и вероятность того, что период адаптации и принятия нового инструмента сократятся в несколько раз.