Корпоративный портал Битрикс24 включает полный набор функций для организации онлайн-офиса и совместной работы пользователей. Разберем, что такое и в чем отличия группы от проекта CRM, а также как их создавать и настраивать.
Типы рабочих групп Битрикс24
Инструментарий корпоративного портала предполагает 4 типа рабочих групп для совместной работы пользователей, а также 3 типа проектов. Основное различие между группой и проектом заключается в сроках — создание проекта предполагает работу над задачей, у которой есть четкий дедлайн, работу с группами обычно выбирают для решения бессрочных задач.
Классификация групп пользователей в Битрикс24:
- Открытые — зайти и работать может любой зарегистрированный сотрудник корпоративного портала. Обычно открытые группы создаются для решения открытых внутренних задач компании — организации собраний и планерок, обучения сотрудников.
- Закрытые — вход возможен только после получения приглашений или одобрения модератора. Информация закрытой группы недоступна другим участникам — такой вариант выбирают для работы с важными задачами.
- Внешние — создана для экстранет-пользователей и позволяет работать с контрагентами, которые не зарегистрированы в Битрикс24 компании. Обычно это поставщики и производители, либо клиенты, оформившие крупный оптовый заказ.
- Для внешних публикаций — отдельная группа, созданная для публикации новостей компании в Битрикс24.Сайтах. Опубликованную информацию видят только ее участники.
Использование групп позволяет организовать работу сотрудников и наладить контроль над операционными задачами. Кроме того, работа через закрытые рабочие группы повышает информационную безопасность предприятия — все данные дополнительно закрыты от посторонних пользователей системой доступов.
Как создать и настроить группу для совместной работы пользователей
Чтобы начать работу с группами необходимо перейти в раздел «Группы» внутри главного меню Битрикс24. Для создания группы в Битрикс24 нужно нажать «Добавить» в верхней части экрана — система откроет окно с настройками. Сначала требуется выбрать подходящий тип группы, после чего заполнить поля данными.
Далее вводится название и описание группы, а также изображение и тема оформления. Также указывается имя руководителя и приглашаются сотрудники. Пригласить можно как отдельных пользователей Битрикс24, так и весь отдел или подотдел предприятия, а для руководителя можно назначить помощников.
Чтобы перевести группу в проект достаточно установить срок.
Раскрыв вкладку «Дополнительно», можно перейти в расширенное меню настроек рабочей группы.
Здесь отмечаются теги, упрощающие поиск группы в корпоративном портале, а также можно поменять настройки доступа к проекту. Из важных опций — возможность разрешить сотрудникам приглашать других пользователей, а также интеграция группы в сущности CRM-системы. Для добавления группы в настройках необходимо отметить галочкой все нужные сущности. Можно отключить или добавить:
- Задачи внутри группы.
- Календарь для планирования задач.
- Выделенное место на общем диске.
- Чат и сообщения для внутренней переписки.
- Фотогалерею для просмотра изображений.
- Wiki и базу знаний для быстрого обучения сотрудников.
По окончании настроек необходимо нажать «Создать проект», после чего новая группа начнет отображаться на главной странице раздела, а сотрудники получат приглашение на вход.
Если вам требуется внедрение или настройка корпоративного портала Битрикс24, обращайтесь к нам в Первый Бит. Мы предоставляем услуги по внедрению и технической поддержке корпоративного портала.