Электронная подпись документов в Битрикс24 — реквизит для заверения и визирования цифровых файлов. Электронная подпись упрощает оборот документации предприятия и защищает важные файлы.

В Битрикс24 реализована возможность добавления ЭЦП — сегодня мы расскажем, как подписать электронные документы и что нужно для перехода на электронный документооборот. Подробно разберем все преимущества использования ЭЦП, рассмотрим, чем отличается квалифицированная подпись от неквалифицированной. Поехали!

Настройка электронной подписи

Принцип работы ЭЦП основывается на двухфакторной авторизации с помощью одноразового пароля и зашифрованного сертификата, устанавливаемого на USB-накопитель. Логика работы следующая:

• Выпущенный сертификат безопасности загружается на USB-накопитель (флешку). При подключении к ПК сотрудника устройство синхронизируется с серверами CRM и разрешает пользователю подписать документ согласно выданным правам доступа.
• Для визирования документа сотрудник должен ввести одноразовый пароль из FreeOTP-приложения на его смартфоне. В целях безопасности пароль меняется каждые 30 секунд в режиме оффлайн, при этом для каждого сотрудника выдается индивидуальный набор паролей.
• Для подписи работник выбирает нужный сертификат на USB-накопителе, после чего к документу привязывается электронная подпись. Компания может использовать несколько сертификатов ЭЦП в зависимости от принятой политики безопасности.

Обратите внимание! В некоторых случаях вместо USB-устройства пользователь должен получить ссылку по почте от администратора портала. Принцип двухфакторной авторизации, равно как и права доступа, в разных компаниях может отличаться.

С юридической точки зрения электронная подпись в Битрикс24 может быть квалифицированной или неквалифицированной. Первый вариант имеет полную юридическую силу, второй — часто используется для документооборота внутри компании или передачи служебных файлов. Сейчас подробно разберем каждый вариант.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная ЭЦП подтверждает юридическую силу документа и является одновременно подписью доверенного лица и мокрой печатью компании. Квалифицированная подпись может использоваться для заверения документов с клиентами или партнерами предприятия, либо государственными органами: налоговой службой, полицией и т. д.

Для настройки квалифицированной электронной подписи в документах Битрикс24 необходим выпуск сертификата безопасности у службы ЭЦП, а также USB-накопитель для его хранения и приложение на смартфоне — для подтверждения с помощью пароля.

После выпуска сертификата для компании к процессу подключается главный администратор портала, который настраивает в аккаунтах сотрудников право на использование ЭЦП. Далее сотрудникам необходимо установить на смартфон FreeOTP-приложение для получения одноразовых паролей и получить USB-устройства с загруженными сертификатами безопасности. 

После установки приложения администратор портала высылает ссылку с QR-кодом для запуска генератора паролей. Сотрудник, которому необходимо завизировать документ, сканирует код с помощью установленного FreeOTP-приложения. Далее необходимо подключить к компьютеру USB-устройство, найти на диске нужный файл и в меню выбрать «Подписать» или «Sign».

Система откроет диалоговое окно, в котором требуется выбрать сертификат безопасности и ввести одноразовый пароль из FreeOTP-приложения. Также в меню указывается место размещения подписи — доступно до 6 вариантов на первой или последней странице документа.

После заверения исходный файл на диске меняется на версию с подписью. После установки квалифицированной ЭЦП документ приобретает юридическую силу.

Неквалифицированная электронная подпись

Главное отличие неквалифицированной ЭЦП — отсутствие юридической силы. Такая подпись не требует дополнительной защиты или использования USB-накопителя, и применяется для подтверждения внутренней документации. Например, для утверждения служебных заметок или записок, табеля рабочего времени и т. п.

Служба ЭЦП предполагает возможность выпуска нескольких сертификатов для выдачи неквалифицированной цифровой подписи внутри компании. Это позволяет ускорить процесс утверждения рабочих файлов, особенно для крупных компаний или при наличии в штате удаленных сотрудников. 

Электронную подпись в Битрикс24 неквалифицированного типа можно выпускать в неограниченном количестве, что позволяет создать собственный вариант ЭЦП для каждого отдела или подразделения компании. Для начала работы с неквалифицированной подписью необходимо обратиться к главному администратору портала или службе ЭЦП и получить сертификат.

Вывод

Цифровая подпись — обязательный инструмент для автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24, позволяющий ускорить обмен файлами и защитить данные компании при переходе на электронный документооборот. Из преимуществ цифрового визирования документов ярко выделяются:

• Возможность удаленной подписи, что особо актуально для крупных компаний или при наличии сотрудников на аутсорсинге.
• Безопасность использования — цифровую подпись невозможно скопировать или подделать, что гарантирует полную защиту данных компании.
• Полная юридическая сила — квалифицированная цифровая подпись юридически ничем не отличается от классического формата с мокрой печатью.

В Битрикс24 можно внедрить цифровое визирование документов — инструментарий системы позволяет подписывать документы, не выходя за рамки CRM. При необходимости интеграции ЭЦП или доработки Битрикс24, вы можете обратиться к специалистам Первый Бит. Наша компания предоставляет услуги по настройке корпоративного портала. Для получения консультации заполните форму связи на сайте или позвоните по номеру в шапке.