Без организованного документооборота компания тратит много ресурсов впустую, решение внутренних задач занимают больше времени, а качество работы с клиентами снижается. Разберем, как можно оптимизировать работу предприятия за счет внедрения документооборота в Битрикс24.

Какие задачи решает внедрение документооборота в Битрикс24

С помощью корпоративного портала можно организовать электронный обмен документами и автоматизировать бизнес-процессы, освободив время менеджеров для общения с клиентами.

Организация документооборота в корпоративном портале позволяет:

• Создать централизованную базу данных компании — все файлы хранятся в одном месте, доступны из любой точки мира и защищены от взлома или кражи.
• Ускорить процесс согласования и визирования документов — автоматизация бизнес-процессов позволяет наладить управленческий и оперативный учет, а также сократить кадровую нагрузку и снизить влияние человеческого фактора. Документы никогда не теряются и быстро проходят редактирование и заверение. При переходе файла на следующие этап согласования ответственными сотрудниками автоматически ставится задача и напоминание в CRM — документ будет обработан своевременно.
• Исключить риск утечки конфиденциальной информации и повысить защищенность данных компании — система сквозного шифрования Битрикс24 повышает устойчивость онлайн хранилища ко взлому, а гибкие настройки совместного доступа предупреждают несанкционированное использование рабочей документации.

Функционал корпоративного портала позволяет полностью отказаться от ведения бумажной документации и перейти на электронный документооборот. Это существенно ускоряет работу предприятия и экономит ресурсы компании — без настройки между Битрикс24 и 1С документооборота невозможно дальнейшее развитие компании и масштабирование бизнеса. Организация обмена документации и автоматизация делопроизводства — важные шаги для корректной работы предприятия и предоставления клиентами качественного сервиса.

Этапы внедрения документооборота

Внедрение и настройка электронного документооборота Битрикс24 проходит в несколько шагов. Рассмотрим, как перенести всю документации компании и выстроить процессы в корпоративном портале.

Хранение документации и настройка доступа

Первый этап — создание централизованной базы данных с документацией компании и настройка совместного доступа. Все документы оцифровываются и переносятся на Битрикс24.Диск, что позволит исключить работу с бумагами офлайн — электронный документооборот быстрее и безопаснее.

Для выгрузки документов достаточно перейти в раздел «Диск» и нажать «Добавить», после чего выбрать «Программы на компьютере», затем «Документ» или «Таблица». Также через меню можно добавить облачные хранилища для синхронизации документооборота Битрикс24 с другими электронными архивами. Корпоративный портал предусматривает прямую интеграцию с Google Docs и Onedrive.

С помощью универсального списка в Битрикс24 можно организовать единый реестр документации. Это позволяет загружать файлы в любом формате, а также указывать дополнительную информацию в реестре для быстрого поиска — дату создания документа, имя клиента, статус согласования.

Настройка доступа к файлам компании проводится через права пользователей Битрикс24, что предусматривает выдачу разрешения на просмотр, скачивание и редактирование документов сотрудникам в зависимости от их должностных полномочий. Это исключает утечку конфиденциальных данных и помогает выстроить гибкую систему доступов к каждому документу.

Генерация рабочей документации

Автоматизировать документооборот по ходу продвижения сделки с клиентом можно через шаблоны в Битрикс24. Инструментарий корпоративного портала предусматривает работу со стандартными шаблонами CRM, либо в версиях собственной разработки. Шаблоны для документации в Битрикс24 работают с CRM-карточками лидов, сделок, компаний, а также контактов.

Чтобы запустить шаблон достаточно перейти в раздел CRM и выбрать нужную сущность, после чего внутри карточки нажать на кнопку «Документ». Система откроет список доступных шаблонов для оформления акта, договора или КП или предложит создать свои шаблоны документов в Битрикс24.

Шаблоны настраиваются под каждый тип документа — договоры, счета и акты можно создавать в 1 клик. CRM-система автоматически перенесет все данные из карточки клиента в документ и подберет нужные префиксы и окончания для каждого поля. Сотруднику остается только выбрать нужный шаблон и передать документ на визирование и согласование. При этом встроенный конструктор шаблонов также предполагает нанесение печати и подписи руководителей в документе — система гибко настраивается для полной автоматизации электронного документооборота Битрикс24.

Визирование и согласование документов

Для заверения документации печатью и подписями в шаблоне размечается место под визирование. Принцип работы инструмента заключается в подстановке цифрового изображения подписи или печати с назначенным идентификатором — для этого потребуется загрузить в корпоративный портал реквизиты компании и заполнить карточки ответственных сотрудников.

Для этого необходимо перейти в раздел CRM, выбрать в меню «Настройки» и «Реквизиты ваших компаний».

В открывшемся меню необходимо выбрать «Добавить компанию», после чего нужно заполнить все обязательные поля для каждой руководящей должности и загрузить изображение с печатью и подписью должностного лица.

Для автоматизации документооборота в Битрикс24 достаточно добавить подписи директора и главного бухгалтера, а также печать организации. При необходимости добавить другие реквизиты для цифровой подписи можно создать новые поля — это полезно при заверении внутренней документации компании.

Для согласования документации выстраивается последовательный бизнес-процесс со статусами, что позволяет редактировать файл на каждом этапе.

В процесс добавляются все сотрудники, которые отвечают за создание и заверение документа — на каждой стадии файл утверждается или отклоняется и правится пока не пройдет полный цикл согласований.

Отправка документов клиентам и партнерам

Готовый документ можно распечатать или отправить по электронной почте прямо из Битрикс24. Разослать файл можно любому контакту или компании, занесенных в базу CRM — для этого переходим CRM-карточку сущности и в контекстном меню выбираем «Отправить документ».

Битрикс24 автоматически подставит email из карточки, а также предложит отредактировать заголовок и текст письма, и выбрать имя сотрудника, от лица которого будет отправлено письмо.

После отправки email письмо с вложенным документом сохранится в CRM-карточке. Отправить заверенный документ можно всем клиентам, партнерам или контрагентам компании — единственное ограничение заключается в количестве отправляемых писем, доступных в вашем тарифе Битрикс24.

Резюме

Организация документооборота в Битрикс24 — одна из основных задач, которая должна быть выполнена на этапе внедрения корпоративного портала. Настройка документации и делопроизводства позволит сократить кадровую нагрузку и минимизировать человеческий фактор на этапах создания и согласования документов, что ускоряет документооборот и экономит ресурсы предприятия.

Если у вас возникли проблемы с настройкой документооборота в Битрикс24, обращайтесь к нам в Первый Бит. Мы профильно занимаемся внедрением и настройкой корпоративного портала Битрикс24 — поможем выстроить и автоматизировать бизнес-процессы, а также проведем обучение ваших сотрудников работе с порталом.