Битрикс24 Потоки: всё о работе, настройке и пользе для бизнеса

В любой компании регулярно появляются задачи, которые нужно быстро и эффективно выполнять. Но что делать, если кто-то из сотрудников перегружен или не может справиться с работой вовремя? Это замедляет весь процесс и влияет на результат. Чтобы избежать подобных узких мест, в Битрикс24 есть Потоки. В этой статье расскажем, что такое Потоки в Битрикс24, как они работают и какие задачи помогают решать.

Что такое Битрикс24 Потоки

Потоки — это удобный способ организовать очередь задач внутри компании. По сути, Потоки — это просто очередь, в которую собираются задачи от разных сотрудников или отделов. Например, в юридическом отделе есть много однотипных задач — проверить договор, дать консультацию. Вместо того чтобы искать свободного юриста, достаточно поставить задачу в поток юридического отдела.

Задачи из Потока автоматически распределяются между исполнителями, исключая хаос и путаницу. Выполнять задачи может один человек или сразу несколько — всё зависит от настроек Потока и команды.

Таким образом, Потоки позволяют собрать задачи для отдела или рабочего процесса в одном месте и удобно распределить их между нужными сотрудниками, даже если человек, который ставит задачу, не знает, кому именно её поручить

Как работают Потоки в Битрикс24

Каждый участник процесса от постановщика и до исполнителя и руководителя взаимодействует с очередью в соответствии со своей ролью. Такой подход позволяет упростить процесс постановки задач, их распределение и контроль выполнения.

Сотрудникам достаточно открыть нужный поток и поставить задачу, не задумываясь, к кому именно обратиться и какие данные нужно предоставить. При создании задачи система автоматически подставляет сроки и ответственных, а готовые шаблоны помогают не упустить важные детали. Это сокращает количество лишних вопросов и ускоряет запуск работы. 

Для исполнителей Потоки тоже удобны. Задачи попадают либо непосредственно конкретному сотруднику, либо ответственному за поток, который распределяет задачи между членами команды. Кроме привычного ручного распределения, есть варианты, когда сотрудники могут сами выбирать задачи из очереди, а также автоматическое  распределение с учетом текущей загрузки. 

Управлять задачами можно как в виде списка, так и на канбан-доске. Это помогает легко отслеживать статус и контролировать процесс. Фильтры позволяют быстро увидеть задачи только из нужного потока. 

Кроме того, Потоки поддерживают автоматизацию. С помощью роботов и триггеров можно настроить автоматическую смену статусов задач — например, переводить задачу в статус «Выполняется» после начала работы или закрывать по завершении. Автоматическая отправка задач на проверку и другие действия существенно экономят время и снижают рутину.

Для руководителей Потоки — удобный инструмент для оценки загрузки отдела или команды. Видно, сколько задач находится в работе, сколько ожидает решения, и насколько соблюдаются сроки. Это помогает принимать обоснованные решения: перераспределить задачи, увеличить сроки или привлечь новых специалистов. 

Главное преимущество Потоков задач в Битрикс24 — возможность сразу выявлять узкие места и снижать риски замедления работы. Эффективность измеряется процентом задач, выполненных вовремя. Если показатель падает ниже установленного уровня, воронка задач меняет цвет с зелёного на красный, сигнализируя о проблеме. Детальные отчёты позволяют видеть, кто именно не успел выполнить задачу, сколько заданий просрочено. Такая прозрачность упрощает анализ и помогает вовремя принимать меры для повышения эффективности.

Как создать Поток

Для начала перейдите в раздел Задачи и Проекты, а далее в верхнем меню кликните на Потоки.

Здесь вы можете создать Поток с нуля или воспользоваться готовыми шаблонами от Bitrix. Шаблоны — это заранее настроенные Потоки с описанием и готовой структурой задач. Их можно сразу запускать в работу без дополнительной настройки.

Если вы хотите создать Поток с нуля, нажмите на кнопку «Создать Поток». В открывшемся окне необходимо заполнить основную информацию о Потоке. Дайте Потоку понятное название и краткое описание — чтобы все участники понимали, за что именно отвечает этот поток. В поле «Кто может добавлять задачи» отметьте сотрудников, которые смогут создавать задачи внутри Потока — это поможет ограничить круг постановщиков и сохранить порядок.

Следующий шаг — указать срок, за который задачи должны быть выполнены. Вы можете задать единый срок в часах, днях или месяцах, и он автоматически подставится во все задачи Потока. Так вы сможете гарантировать, что все задачи движутся с нужной скоростью.

Теперь самое интересное — настройка распределения задач. Выбирайте один из трёх вариантов:

• Автоматически по очереди. Каждая новая задача назначается следующему исполнителю в списке, равномерно распределяя нагрузку.

• Вручную. Все задачи сначала получают на одного ответственного, который потом делегирует их коллегам.

• Самостоятельно. Исполнители сами берут задачи из общего списка, когда заканчивают текущие.

Также можно настроить дополнительные опции: разрешить исполнителям менять крайний срок — это удобно, если иногда сроки надо корректировать; включить напоминания за половину времени до дедлайна — чтобы никто не забывал; а ещё включить автоматическую отправку выполненных задач на проверку постановщику.

Не забудьте выбрать проект, к которому будет привязан Поток. Если подходящего проекта нет, Битрикс24 создаст его за вас. Можно привязать несколько Потоков к одному проекту — это удобно для разграничения разных видов задач внутри команды. Если хотите, чтобы задачи создавались только по шаблону, просто активируйте соответствующий переключатель и выберите нужный шаблон из списка или создайте новый.

Когда основные настройки заполнены, нажмите «Продолжить» и перейдите к управлению Потоком. Здесь важно назначить администратора Потока — это человек, который будет следить за ходом выполнения задач, получать уведомления о перегрузках и падении эффективности, а также менять настройки по необходимости. Настройте систему уведомлений — она предупредит, если в очереди задач слишком много, если много задач в работе, или если общая эффективность упадёт ниже заданного порога.

Если у вас однотипные задачи, например, юристы оформляют договоры, а дизайнеры создают карточки для соцсетей, каждому отделу будет удобно работать в своём Потоке. Один Поток на отдел — это просто и понятно. Если внутри отдела задачи очень разные по процессам или распределению ответственности, имеет смысл создать несколько Потоков. Это облегчит постановку задач и их контроль, а анализ эффективности станет более точным.

Как создать задачу в Потоке 

Есть два способа поставить задачу в Поток:

1. Через Потоки. Просто выберите нужный Поток и нажмите «Создать задачу». 

2. Из других инструментов Битрикс24. Начните создавать обычную задачу и выберите в верхней части формы нужный Поток. Далее — всё как обычно: введите название, добавьте описание, при необходимости включите напоминания, учёт времени и другие параметры. Исполнитель, срок и проект подтянутся автоматически — их определит сам Поток по своим правилам. Остаётся только нажать «Поставить задачу», и она сразу уйдет в работу.

Как распределять задачи в Потоке

В Потоках Битрикс24 можно выбрать, как задачи будут назначаться сотрудникам: по очереди, вручную или самостоятельно. Способ распределения настраивается при создании Потока и при необходимости может быть изменен.

По очереди — автоматическое распределение. Система назначает каждую новую задачу следующему сотруднику из списка ответственных. Когда очередь доходит до конца, она начинается заново. Такой способ удобен, если задачи должны назначаться равномерно и без участия руководителя.

Вручную — все задачи Потока по умолчанию назначаются одному сотруднику, который отвечает за их дальнейшее распределение. Этот сотрудник получает все задачи и вручную переназначает их другим исполнителям. Чтобы передать задачу, нужно открыть её и сменить исполнителя на нужного сотрудника. Только после этого задача появится у него в списке.

Самостоятельно — задачи в Потоке остаются без исполнителя до тех пор, пока кто-то из сотрудников не возьмёт их в работу. Такие задачи видны всем участникам Потока. Чтобы приступить к задаче, сотрудник нажимает «Взять в работу» и становится её исполнителем.

Как удалить Поток в Битрикс24

Если Поток больше не нужен, его можно удалить. Для этого откройте меню конкретного потока и выберите пункт «Удалить». После подтверждения Поток будет удален без возможности восстановления.

Однако удалять Поток необязательно. Если вы просто хотите приостановить его работу, используйте функцию «Выключить». Поток будет скрыт из общего списка, а сотрудники не смогут ставить в нём задачи. Позже вы сможете снова включить его и продолжить работу с сохраненными настройками.