Экстранет — это общая веб-территория CRM Битрикс, позволяющая сотрудничать с внешними контрагентами. Система предназначена для обмена информацией между компанией и сторонними пользователями без утечки конфиденциальных данных. Внешние пользователи не имеют доступа к корпоративному порталу вашей компании — обмен данными осуществляется в изолированных Экстранет-группах.

Зачем это нужно?

Экстранет Битрикс24 позволяет общаться с любым контрагентом, не добавляя его внутрь корпоративного портала. Это обеспечивает быструю и защищенную передачу данных между компанией и удаленными сотрудниками — дилерами, поставщиками или контрактными работниками. Подобное решение — оптимальный вариант для работы крупных компаний или целых корпораций.

Среди основных преимуществ Экстранета ярко выделяются:

• Общие базы данных для работы внешних, внутренних и удаленных работников.
• Простая постановка задач для контрагентов и возможность контроля всех этапов их выполнения.
• Защищенный документооборот без риска утечки конфиденциальных данных.
• Возможность коллективной работы со сторонними пользователями внутри рабочей среды CRM Битрикс.

Обратите внимание! Для работы в Экстранете внешним сотрудникам необходимо только зарегистрироваться в Б24 и получить приглашение от компании. Пригласить Экстранет-пользователя можно только в изолированную внешнюю группу. При этом каждый контрагент учитывается как добавленный бизнес-пользователь, количество которых лимитируется тарифным планом Битрикс.

Настройка Экстранета

Веб-пространство автоматически становится доступным при покупке лицензии «Команда» и «Компания». Также Экстранет изначально установлен в любую коробочную версию корпоративного портала. Для старта необходимо только запустить модуль системы и добавить пользователей.

Чтобы открыть общее веб-пространство для контрагентов Битрикс, требуется перейти в раздел «Группы» и нажать «Создать».

В открывшемся диалоговом окне выбираем внешние группы. Система выведет раздел с настройками для запуска Экстранета.

В новом диалоговом окне проводится настройка рабочей группы. Здесь можно сразу добавить сотрудников компании, указать руководителя и модераторов группы. Также можно пригласить внешних контрагентов из контактов портала либо добавить новых по email.

В самом низу окна настроек задается текст приглашения — данные можно сменить с шаблонного варианта на желаемый.

Отдельное внимание требуется уделить дополнительным настройкам. Система позволяет настроить доступные возможности отдельно для каждой группы. Также в настройках указываются права на отправку приглашений сотрудниками компании.

После запуска система предложит добавить новую папку в личное облако для каждого сотрудника.

Добавление Экстранет пользователей в Битрикс24

Если во время настроек группы не были приглашены новые сотрудники, добавить контрагентов можно через интерфейс Экстранета. Пригласить сотрудников можно соответствующей кнопкой, расположенной в правом нижнем углу Битрикс.

Чтобы добавить пользователей внутри компании, необходимо в окне настроек нажать «Пригласить сотрудников» и выбрать «Сотрудники и отделы». Битрикс выведет полную иерархию компании и всех добавленных пользователей.

После приглашения сотруднику придет уведомление о добавление его в новую группу с обозначенными правами доступа. Система позволяет назначить руководителя, модераторов группы или добавить работника как рядового пользователя.

Для добавления внешних контрагентов в этом же окне вводим их адреса электронной почты через запятую. При необходимости меняем шаблонный текст приглашения и отправляем заявку.

Также можно добавить ранее зарегистрировавшихся внешних пользователей на портале.

Что в итоге?

При завершении настроек Экстранет готов к работе. Создание внешней группы позволяет сотрудничать с внешними контрагентами и запускать коллективные проекты без риска утечки конфиденциальных данных.

Внутри системы создается отдельный чат и папка облачного хранилища для обмена информации. Формируется отдельная рабочая среда с календарем для добавления задач и контроля сроков. При этом интерфейс Экстранета для удобства индивидуально настраивается под каждого пользователя.

Для расширения функциональности рабочей среды можно запустить любое доступное приложение из Маркетплейс Б24.