Битрикс24 Коллабы: подробный обзор

Когда над одним проектом работает несколько команд — ваша внутренняя, подрядчики, фрилансеры или агентство со своей структурой — начинается хаос.
Мессенджеры, отдельные ссылки на звонки, файлы, разбросанные по чатам и дискам, личные календари, которые никто не видит — все это замедляет работу.

Каждое изменение, например, подключение нового человека, приводит к новой волне вопросов: где документы, кто за что отвечает, что с дедлайнами. И чем больше таких проектов, тем сложнее сохранить порядок. Чтобы этого не происходило, в Битрикс24 появились Коллабы — отдельные пространства для совместной работы с внешними участниками. Вы работаете, как привыкли, а внешнюю команду просто приглашаете в коллабу — без лишней путаницы.

Что такое Коллабы Битрикс24

Коллабы — пространство для совместной работы с внешними командами и клиентами. Не нужно переключаться между разными приложениями — все нужные сервисы уже есть в коллабе: чаты, файлы, задачи и календарь.

В коллабе можно организовать совместную работу с любым внешним подрядчиком. Например, вы хотите провести обучение для сотрудников — пригласите эксперта в коллабу. Все участники коллабы смогут изучать материалы курса, обсуждать их на совместных созвонах и работать с задачами.

Общение в коллабах не расплывается — только рабочие вопросы, только нужные участники. Без спама, личных сообщений и случайных уведомлений. Это помогает сосредоточиться на проекте и не упустить ничего важного. Обсудили — сразу создали задачу. Её видят обе стороны, могут комментировать, отслеживать статус и вместе двигаться к результату.

Коллабы доступны и в мобильном приложении — команда всегда остаётся на связи, даже вне офиса. Это особенно удобно, когда участники работают из разных городов или стран.

Формат подойдёт и компаниям, которые нанимают подрядчиков — дизайнеров, маркетологов, преподавателей, бухгалтеров, кадровые агентства. Вы создаёте отдельную коллабу под каждый проект и добавляете в неё только нужных специалистов. Внешняя команда видит только свой проект и только тех из ваших сотрудников, кто участвует в работе.

Коллабы удобны и для тех, кто сам оказывает услуги. Например, юридическая фирма, агентство или консалтинговая компания может пригласить клиента в Битрикс24 и вести проект в коллабе: обмениваться задачами, проводить встречи, согласовывать документы. Даже если у клиента нет Битрикс24, он может подключиться через мобильное приложение на время проекта.

А ещё коллабы в Битриксе можно использовать и для внутренних задач — создавать отдельные пространства под проекты и команды, чтобы разделить фокус и убрать лишнее.

Какие инструменты доступны в Коллабах

В каждой коллабе вы получаете полноценный набор инструментов для совместной работы с внешними участниками:

• собственные чаты,

• календарь,

• диск для хранения файлов,

• задачи.

Все участники видят актуальные задачи, документы, встречи и обсуждения. А если кто-то ещё не присоединился, система напомнит об этом автоматически.

Чаты

Чат коллабы — ключевое пространство для коммуникации. Здесь обсуждаются рабочие вопросы, проводятся встречи и создаются задачи. Вся история общения сохраняется, даже если участник покидает коллабу. Прямо в чате можно созвониться с участниками, пригласить новых коллег или гостей, прикрепить и подписать документы, назначить встречу или создать задачу. 

Видеозвонки с CoPilot Follow-up

Начать видеозвонок можно прямо из чата. При этом во время встречи включается помощник CoPilot Follow-up, который фиксирует итоги, создаёт резюме и расшифровку встречи, а также анализирует, кто и как участвовал в разговоре и формулирует персональные рекомендации о том, как быть более эффективным на встречах. 

Облачное хранилище

Файлы, которые отправляются в чат, прикрепляются к задачам или создаются в ходе работы, автоматически попадают в общую папку коллабы. У каждой коллабы — собственное облачное хранилище. Это снижает риск потери данных и упрощает поиск. Файлы можно:

• загружать и создавать заново (документы, таблицы, презентации),

• редактировать совместно,

• сортировать по папкам,

• делиться ими с участниками.

Задачи 

Из любого сообщения в чате можно создать задачу: указать ответственного, срок, описание. Все задачи в колабе видны участникам — подрядчики работают с ними, как со своими. Вы можете отслеживать прогресс в удобном формате: списком, канбаном, по срокам или в виде календаря. Канбан настраивается под конкретный проект: создавайте стадии, переименовывайте колонки и контролируйте статус работы.

Календарь 

В коллабах Битрикс 24 доступен общий календарь, в котором можно:

• создавать события в несколько кликов,

• быстро согласовывать время с внешними участниками с помощью «свободных слотов»,

• видеть встречи, назначенные другими участниками.

События можно создать прямо из чата или сообщения. Встречи, созданные в рамках коллабы, отображаются в календаре участников и выделены зелёным цветом — чтобы легко отличить их от остальных.

Электронная подпись 

Прямо из чата коллабы можно отправить документ на подпись. Это простая электронная подпись (ПЭП), которая подходит для внутренних и внешних согласований. Вы выбираете шаблон или загружаете файл, указываете стороны и реквизиты и отправляете на подпись. Контрагент получает уведомление по СМС или e-mail и может подписать документ.

Как создать Коллабу

Создать коллабу можно как в веб-версии Bitrix, так и в мобильном приложении. Это займет всего пару минут.

• Перейдите в раздел Мессенджер

• Нажмите кнопку добавить чат и выберите Коллаба.

• Заполните основные поля. 

То же самое можно сделать и через мобильное приложение Битрикс 24. Интерфейс почти не отличается — выберите «Коллабу» при создании нового чата, заполните поля и добавьте участников.

Как пригласить пользователя в Коллабу

В коллабу можно пригласить как сотрудников компании, так и внешних пользователей — подрядчиков или клиентов. Чтобы добавить сотрудника, откройте сайдбар коллабы, нажмите «Добавить», перейдите на вкладку «Сотрудники», выберите нужного человека и нажмите «Пригласить».

Чтобы пригласить внешнего пользователя, перейдите на вкладку «Гости». Пригласить гостя можно несколькими способами:

• По ссылке — нажмите «Копировать ссылку» и отправьте её любым удобным способом. 

• По номеру телефона — введите номер, и гость получит СМС с приглашением.

• По электронной почте — укажите email, и система отправит письмо с ссылкой на вход.

Настройка прав доступа

Права в коллабе делятся на два блока: управление коллабой и работа с задачами. В первом вы определяете, кто может менять настройки, приглашать участников и писать в чат. Полный доступ получает владелец — он управляет коллабой и может назначать модераторов. Модераторы помогают вести коллабу, если у них есть нужные права. Здесь же можно настроить, будет ли доступна история чата для новых участников, кто может приглашать в коллабу и кто может писать в чат — все участники или только ответственные.

В блоке задач задаются права на просмотр, создание, изменение и удаление задач. Например, можно разрешить создавать задачи всем, а удалять — только владельцу и модераторам. Права на доступ к файлам и календарю настраиваются отдельно — в соответствующих разделах коллабы.

Как удалить Коллабу в Битрикс24 

Откройте сайдбар коллабы и нажмите на Три точки, чтобы вызвать меню и далее кликните на «Удалить». Коллабу нельзя удалить, пока в ней есть файлы, задачи и встречи. Права на удаление есть только у владельца.